Já imaginou resolver de uma vez por todas os problemas relacionados a processos manuais, comunicação falha e falta de centralização de informações? E se você pudesse contar com uma solução prática, eficiente e construída com as melhores ferramentas Microsoft para superar esses desafios? 

É isso que o <Portal> pode oferecer à sua empresa! 

Sua empresa enfrenta algum desses desafios? 

Esses problemas são comuns no ambiente corporativo e podem impactar diretamente a produtividade e a colaboração da sua equipe. Mas chegou a hora de mudar isso! Com o <Portal>, você terá à disposição uma intranet inteligente que vai transformar a maneira como sua empresa opera no dia a dia. 

O que é o <Portal>? 

O <Portal> é uma Intranet Inteligente criada, construída com as melhores ferramentas da Microsoft, como SharePoint e Power Platform, totalmente integrada ao Microsoft Teams.  

O <Portal> oferece um ambiente centralizado, dinâmico e eficiente para o seu time, proporcionando uma comunicação mais clara, colaboração aprimorada e processos automatizados, tudo em um só lugar! 

O que o <Portal> pode fazer pela sua empresa? 

Com o <Portal>, sua empresa pode dar um salto significativo na forma como organiza e gerencia o trabalho diário. Confira os principais benefícios: 

• ✅ Centraliza informações: Tenha documentos, notícias e recursos essenciais organizados em um único lugar, acessível a todos os colaboradores. 

• ✅ Automação inteligente: Elimine tarefas manuais e economize tempo com fluxos de trabalho automatizados, integrados às ferramentas da Microsoft. 

• ✅ Comunicação clara e efetiva: Reúna sua equipe em um espaço único, com informações organizadas e de fácil acesso, melhorando a troca de dados e a comunicação interna. 

• ✅ Soluções personalizadas: Crie aplicativos e fluxos de trabalho adaptados às necessidades específicas da sua empresa, sem depender de soluções externas. 

• ✅ Mais colaboração e produtividade: Facilite a interação entre times, gere projetos de forma eficiente e compartilhe ideias de maneira integrada. 

100% baseado em ferramentas Microsoft 

A verdadeira potência do <Portal> vem da integração com as ferramentas da Microsoft. Com SharePoint e Power Platform, você pode otimizar vários aspectos do seu negócio: 

• ✔️ Automação de Processos com o Power Automate: Automatize fluxos de trabalho e aproveite ao máximo o tempo da sua equipe. 

• ✔️ Criação de Aplicativos com o Power Apps: Desenvolva soluções personalizadas para as necessidades do seu negócio de forma simples e rápida. 

• ✔️ Relatórios e Dashboards com o Power BI: Visualize e analise os dados da sua empresa para tomar decisões mais inteligentes e estratégicas. 

E tem muito mais! O <Portal> permite que você leve sua empresa para o próximo nível em termos de produtividade e eficiência. 

Em que situações o <Portal> pode ser utilizado? 

O <Portal> pode ser utilizado em diversas áreas dentro da sua empresa. Aqui estão alguns exemplos de como ele pode transformar o seu ambiente de trabalho: 

• 📂Documentação: Controle total sobre documentos de colaboradores, com a possibilidade de solicitar, aprovar e compartilhar rapidamente qualquer arquivo. 

• 🗂️ Controle de Atividades: Acompanhe o progresso de projetos, identifique gargalos e tenha uma visão clara do status de cada tarefa. 

• 📰 Comunicação: Mantenha todos atualizados com uma homepage personalizada, com todos os avisos e comunicados importantes para o dia a dia da empresa. 

Sua empresa tem algum desses gargalos? 

Se a sua organização está enfrentando dificuldades como processos manuais demorados, comunicação ineficiente ou falta de integração de dados, o <Portal> da S4R Tecnologia é a solução que você precisa. Vamos transformar o dia a dia da sua equipe, impulsionando a colaboração, produtividade e resultados! 

Fale conosco e descubra como a nossa solução pode otimizar a forma como você trabalha! 

Uma gestão eficiente de documentos na área de Recursos Humanos é fundamental. Não se trata apenas de organizar papéis, mas de garantir segurança, agilidade e conformidade com legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Uma gestão documental bem estruturada oferece inúmeros benefícios para o departamento de RH, que lida com informações sensíveis e críticas para a operação de qualquer organização. 

A importância da gestão de documentos no RH 

O departamento de RH é responsável pela coleta, armazenamento e processamento de dados extremamente sensíveis, como contratos de trabalho, informações pessoais e financeiras dos colaboradores, registros de desempenho, entre outros. A gestão adequada desses documentos garante que essas informações estejam sempre acessíveis de forma segura, evitando o risco de perda ou vazamento. 

Com um sistema eficiente, o RH pode acessar facilmente os documentos necessários, reduzindo o tempo de busca e aumentando a produtividade. Além disso, esse acesso rápido facilita a tomada de decisões, seja em processos de contratação, revisão de contratos, ou até em casos emergenciais. Ao eliminar a dependência de arquivos físicos, o RH ganha em organização e agilidade, algo crucial no ambiente dinâmico de hoje. 

Facilidade na contratação de trabalhadores remotos 

Outro ponto relevante é a facilidade na gestão de equipes remotas. Com a digitalização e o armazenamento em nuvem, documentos necessários para a contratação e gestão de funcionários podem ser compartilhados de maneira rápida e eficiente, independentemente da localização. Isso agiliza processos e elimina barreiras geográficas, favorecendo o crescimento da empresa de forma mais ágil e competitiva. 

Conheça o <Docs>  

Para atender a essas demandas, a S4R Tecnologia oferece o <Docs>, um sistema de gerenciamento de documentos baseado em SharePoint e Microsoft 365. Com ele, sua empresa pode armazenar, gerenciar e colaborar em documentos de maneira eficiente, sem precisar se preocupar com infraestrutura física.

Funcionalidades do <Docs>: 

• Controle de versões: acompanhe o histórico de alterações dos documentos, garantindo a integridade e rastreabilidade. 

• Fluxo de aprovação: automatize processos de aprovação de documentos com o Power Automate, garantindo que tudo siga os procedimentos definidos. 

• Perfis de acesso: gerencie permissões de acesso de acordo com hierarquias, garantindo que informações sensíveis fiquem acessíveis apenas para quem tem autorização. 

• Busca avançada: encontre documentos rapidamente, seja pelos metadados ou por palavras contidas no conteúdo, o que facilita o trabalho de toda a equipe. 

Além disso, o <Docs> facilita a transição para um ambiente de trabalho digital, onde todos os arquivos podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet. Isso garante mais agilidade e flexibilidade para o RH e para toda a empresa. 

O futuro da gestão de documentos começa aqui! 

A gestão de documentos para Recursos Humanos não é apenas uma necessidade operacional, mas uma estratégia fundamental para garantir segurança, eficiência e conformidade legal. Com o <Docs> da S4R, sua empresa aproveita o melhor da tecnologia para otimizar a gestão documental, facilitar o acesso às informações e estar em conformidade com as regulamentações.  

Migrar para um sistema eficiente como o <Docs> é o passo que o seu RH precisa dar para se destacar em um ambiente corporativo cada vez mais digital. 

No mundo empresarial de hoje, onde a agilidade na comunicação e a colaboração segura são fundamentais, as empresas precisam de soluções eficazes para conectar seus colaboradores e compartilhar informações de maneira eficiente.  

É aqui que o SharePoint se destaca. Essa poderosa ferramenta transforma a intranet em um Digital Workplace com comunicação e colaboração, facilitando o compartilhamento seguro de projetos e documentos e promovendo um ambiente produtivo. 

Vamos explorar como o SharePoint pode potencializar sua intranet e transformar a forma como sua empresa trabalha. 

1. Uma Intranet centralizada para conectar todo o time 

Uma intranet eficaz conecta todos os funcionários, independentemente de onde estejam trabalhando.  

Com o SharePoint, isso é uma realidade ao oferecer um espaço centralizado onde todos os colaboradores podem acessar as informações que precisam, sem barreiras de fusos ou físicas. 

Essa centralização permite que sua equipe tenha acesso rápido e seguro a documentos, projetos e informações essenciais, promovendo uma comunicação mais fluida e reduzindo a perda de tempo com busca de arquivos.  

O SharePoint Online permite que os usuários acessem a Intranet de qualquer dispositivo, tornando a colaboração ainda mais fácil e acessível. 

2. Compartilhamento seguro de projetos e documentos 

Manter a segurança das informações é uma das maiores preocupações das empresas. O SharePoint ajuda a proteger dados sensíveis, permitindo o compartilhamento seguro de projetos e documentos. Com controles de permissão avançados, você pode garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso a determinadas informações, evitando vazamentos de dados e garantindo conformidade com regulamentações de privacidade. 

Além disso, a integração com o Microsoft OneDrive permite o armazenamento de documentos na nuvem, oferecendo segurança extra e garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis para os usuários autorizados. 

3. Recursos modulares: Uma Intranet personalizada 

O SharePoint não oferece uma solução única, ele é flexível e personalizável de acordo com as necessidades específicas da sua organização. Com blocos modulares como Webparts de comunicação, colaboração e notícias, você pode estruturar sua intranet de uma forma que faça sentido para seus funcionários e fluxos de trabalho. 

Esses componentes modulares permitem que a intranet seja moldada para atender às necessidades de cada departamento ou projeto, criando uma experiência de usuário eficiente e organizada. 

4. Integração com outros produtos Microsoft 365 

O verdadeiro poder do SharePoint vem de sua integração com outras ferramentas do Microsoft 365, como Teams, OneDrive e Power Automate. Essa integração garante que sua equipe tenha todas as ferramentas necessárias ao seu alcance para aumentar a produtividade e otimizar processos. 

Com a integração com o Teams, por exemplo, os colaboradores podem realizar reuniões virtuais, compartilhar arquivos em tempo real e até mesmo editar documentos simultaneamente, tudo dentro da intranet. O Power Automate pode automatizar tarefas repetitivas, como notificações de prazos e aprovações de projetos, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas. 

5. Comunicação mais assertiva e profissional 

A Intranet baseada no SharePoint promove uma comunicação mais assertiva e profissional. Ao reunir todas as informações necessárias em um único local, as mensagens são transmitidas de maneira clara e objetiva, evitando mal-entendidos e agilizando a tomada de decisões.  

Essa eficiência na comunicação melhora o clima organizacional e fortalece a cultura interna da empresa, o que resulta em maior engajamento dos colaboradores e, consequentemente, melhores resultados

6. Como a S4R pode ajudar na implementação do SharePoint e da Intranet na sua empresa? 

Apesar de todos os benefícios oferecidos pelo SharePoint, o sucesso de sua intranet depende de uma implementação estratégica e personalizada. É aqui que a S4R Tecnologia faz a diferença.  

Como especialista na implementação de soluções Microsoft, a S4R realiza uma análise detalhada da sua empresa, considerando seu porte, número de funcionários, área de atuação e as necessidades específicas de cada equipe para oferecer uma solução completa e eficaz. 

Nosso time de especialistas se encarrega de toda a implementação da intranet baseada no SharePoint, desde o planejamento estratégico até a configuração e personalização de componentes e ferramentas integradas do Microsoft 365.  

Cuidamos para que sua intranet esteja pronta para atender às demandas de comunicação e colaboração da sua organização, garantindo que cada detalhe esteja alinhado com seus objetivos de negócios. 

Além disso, oferecemos suporte contínuo para ajustes e otimizações pós-implementação, monitorando o desempenho da intranet e realizando melhorias conforme necessário. Isso garante que sua intranet continue eficiente e adaptada às mudanças de sua organização ao longo do tempo. 

Transforme a produtividade da sua empresa  

O SharePoint oferece todas as ferramentas necessárias para transformar a Intranet da sua empresa, conectando equipes, facilitando o compartilhamento seguro de informações e promovendo uma comunicação eficaz. Com o suporte da S4R Tecnologia, sua organização pode contar com uma solução personalizada e eficiente, que melhora a produtividade e a colaboração entre todos os setores. 

Por que esperar para aperfeiçoar as rotinas produtivas da sua empresa? Comece hoje a transformar sua intranet com o SharePoint 

Mesmo com o passar dos anos, o Java permanece firme como uma das linguagens de programação mais sólidas e amplamente utilizadas no mundo da tecnologia da informação. O ano de 2023 tiveram uma série de inovações e tendências que mantiveram Java no topo do desenvolvimento de software. Aqui vamos apresentar novidades e previsões que estão moldando o cenário para os desenvolvedores Java para este ano. 

Java e o Universo da Nuvem

A migração para a nuvem revolucionou a forma como hospedamos e gerenciamos aplicativos, eliminando barreiras físicas e abrindo caminho para uma computação mais flexível e dinâmica. Em 2023, houve um aumento significativo no número de aplicativos Java que utilizaram dos serviços em nuvem, garantindo escalabilidade para lidar com picos de tráfego e atender às demandas dos usuários modernos. 

Arquitetura em Nuvem e Java 

A evolução da arquitetura em nuvem no contexto do Java acompanha as demandas em constante mudança do desenvolvimento de software contemporâneo. Com sua natureza independente de plataforma e um arsenal de bibliotecas robustas, o Java desempenha um papel crucial na arquitetura de aplicativos baseados na nuvem. A ascensão dos microserviços, em particular, tem sido notável e se alinha perfeitamente com a modularidade e a orientação a objetos do Java. A compatibilidade do Java com tecnologias de contêineres, como Docker, e plataformas de orquestração, como Kubernetes, acelerou ainda mais a adoção de arquiteturas em nuvem baseadas em microserviços.

Computação Sem Servidor 

A computação sem servidor libera os desenvolvedores de gestão da infraestrutura, evoluindo rapidamente, e o Java está acompanhando esse ritmo. Melhorias em plataformas como AWS Lambda e Azure Functions estão tornando o desempenho do Java em ambientes sem servidor muito mais competitivo. Além disso, o rico ecossistema e as bibliotecas existentes fazem do Java uma escolha sólida para construir aplicativos sem servidor. 

Desenvolvimento Nativo da Nuvem em Java  

O desenvolvimento nativo da nuvem com Java se concentra na criação de aplicativos otimizados para ambientes em nuvem. Iniciativas como Jakarta EE oferecem aos desenvolvedores Java APIs e frameworks padronizados para construir aplicativos que aderem aos princípios nativos da nuvem, como modularidade, escalabilidade e portabilidade. Além disso, bibliotecas e frameworks específicos para o desenvolvimento em nuvem, como Spring Cloud, estão se aprimorando para facilitar a construção e a implantação de microserviços em arquiteturas em nuvem. 

Java e as Tendências de Segurança e Manutenibilidade 

Java, como uma das linguagens mais populares, demanda uma atenção especial à segurança de suas aplicações. Para garantir aplicações robustas é essencial adotar práticas de segurança, como o uso de bibliotecas confiáveis implementando autenticação forte. Além disso, para manter o código Java limpo e livre de bugs, é crucial seguir princípios como KISS, DRY e YAGNI, além de priorizar o código limpo e adotar uma abordagem de falha rápida. 

Java para 2024 

O mundo do desenvolvimento Java está repleto de inovação. Desde a adoção crescente da computação sem servidor e arquiteturas baseadas em nuvem até a busca contínua por práticas de desenvolvimento seguro e manutenível, os desenvolvedores Java têm à sua disposição uma infinidade de ferramentas e tecnologias para criar aplicativos mais inteligentes e eficientes.  

FONTE: https://hackerculture.com.br/tendencias-de-java-para-2023-e-2024/

Com a estratégia certa, reuniões podem ser transformadas em poderosas ferramentas de produtividade. Além das sugestões de Elon Musk, a executiva Amy Bonsall identificou três tipos de reuniões essenciais para otimizar o tempo e os resultados: 

Reuniões Transnacionais: 

Estas são focadas na execução de tarefas e no alcance de metas. Para serem eficazes, precisam incluir três elementos fundamentais: 

• Documentos de trabalho compartilhados: Utilize ferramentas como OneDrive e SharePoint para colaboração em tempo real. 
• Paridade de tela: Todos os participantes, independentemente de estarem remotos ou presenciais, devem ter acesso igual às informações. Utilize ferramentas como o Microsoft Teams para suas reuniões. 
• Anfitrião atento: É crucial que o anfitrião monitore a participação e garanta o engajamento de todos os presentes. 

Encontros Relacionais: 

Tem como objetivo fortalecer conexões dentro da equipe, construindo relacionamentos e laços pessoais. 

Reuniões Adaptativas: 

São destinadas a abordar assuntos complexos ou sensíveis, onde o processo ou resultado desejado não estão claros desde o início. Exigem agilidade e sensibilidade para lidar com temas como estratégia, inovação e questões sociais.

Se nenhuma dessas categorias se encaixa perfeitamente na sua situação, não se preocupe. Você pode combiná-las ou criar sua própria abordagem. Por exemplo, realizando encontros fora da empresa para construir relacionamentos e discutir estratégias complexas, optar por reuniões informais, como um bate-papo rápido ou um café, que muitas vezes são mais eficazes. 

 O mais importante é definir o objetivo da reunião e adaptar a logística a ele. Concentre-se em porque você está se reunindo e deixe que isso guie o quando e onde. Organizar o fluxo de reuniões de acordo com o objetivo pode ajudar a evitar conversas irrelevantes e aumentar a eficiência e produtividade para todos os envolvidos.  

Para facilitar suas reuniões e aumentar a colaboração da sua equipe, utilize ferramentas Microsoft, e conte com a S4R Tecnologia para implementar essas ferramentas da melhor forma na sua empresa! 

FONTE: https://www.startse.com/artigos/3-tipos-de-reunioes-e-como-fazer-bem-cada-uma-delas/ 

Trabalhar em conjunto com Power Apps e SharePoint é uma combinação poderosa para criar aplicativos personalizados e soluções de negócios sob medida. Para garantir o melhor desempenho e evitar complicações futuras, é fundamental seguir boas práticas! 

Aqui vamos compartilhar algumas dicas para tornar seu processo mais produtivo e eficaz: 

Planejamento Estratégico: 

Antes começar a desenvolver com Power Apps e integrar com SharePoint, é essencial ter um planejamento.  

Defina claramente seus objetivos, requisitos funcionais e a estrutura de dados necessária. Isso vai ajudar a evitar conflitos durante o desenvolvimento e vai garantir que sua solução atenda todas às necessidades. 

Armazenamento Temporário: 

Em vez de realizar várias chamadas ao SharePoint para recuperar dados, considere armazená-los temporariamente em coleções locais dentro do Power Apps. Essa estratégia vai reduzir a latência e melhorará significativamente o tempo de resposta do seu aplicativo. 

Otimização de Imagens e Mídia: 

Mantenha seu aplicativo ágil otimizando o tamanho de imagens e arquivos de mídia. Use formatos de imagem otimizados e evite carregar imagens em alta resolução quando não for estritamente necessário. Isso vai garantir um melhor desempenho. 

Controle de Versões e Permissões: 

Mantenha o controle sobre as versões das listas no SharePoint e gerencie cuidadosamente as permissões de acesso aos dados. Isso é vital para preservar a integridade dos dados e garantir o perfeito funcionamento do seu aplicativo. 

Testes e Monitoramento Constante: 

Realize testes contínuos, envolva usuários reais para identificar gargalos de desempenho e problemas de usabilidade. Aproveite as ferramentas de monitoramento e rastreamento do Power Apps para identificar e corrigir problemas de desempenho de forma proativa. 

Atualizações Regulares: 

Tanto o Power Apps quanto o SharePoint estão em constante evolução, com melhorias significativas em desempenho e segurança. Certifique-se de manter seus aplicativos e soluções atualizados para aproveitar ao máximo essas melhorias. 

Seguindo essas dicas, você estará no caminho certo para melhorar o desempenho dos seus aplicativos e evitar problemas comuns. Trabalhar de forma eficaz com Power Apps e SharePoint pode ser uma jogada estratégica para impulsionar a produtividade e a eficiência da sua empresa. 

Se busca soluções especializadas em Power Apps e SharePoint com uma consultoria focada em encontrar as melhores soluções para alavancar os resultados da sua empresa, não deixe de conferir nossos Produtos e Serviços no nosso site! 

Estamos aqui para ajudar a transformar suas ideias em realidade e maximizar o potencial do seu negócio. 

Quando dizemos que tudo na vida é um aprendizado, realmente é! E se olharmos ao redor do mundo, muitas situações, profissões e experiências que vivemos, nos ensinam. 
 
Mas afinal, o que o universo da TI tem a ver com ensinamentos? 
 
Se pensarmos na vida como um todo, desde o nascimento, passamos por constantes evoluções, e dessa forma, no meio do caminho encontramos erros (bugs) que não podem ser apagados, mas que podem ser corrigidos, porém, não somente corrigi-los e sim aprender com as lições que tiramos deles, para sermos melhores como pessoas. 
 
E na TI, não é diferente! Para realizarmos um trabalho cada vez mais efetivo, é preciso compreender os erros, corrigi-los e aprender com eles. Só assim, estaremos preparados para um novo cenário ou projeto, podendo ajudar as pessoas ou auxiliar a nossa equipe a não cometerem os mesmos erros. E a vida também é sobre isso, trabalhar em conjunto e compartilhar conhecimento. Quanto mais experientes ficamos, mais descobrimos sobre a vida e consequentemente na TI entregamos mais qualidade. 
 
A TI nos ensina sobre sonhos, é como termos as ideias, planejá-las em nossa cabeça e tirá-las do papel. Transformamos a ideia do cliente em um plano real, mas não somente o projeto, e sim toda a realização. Dessa forma, podemos dizer que a S4R Tecnologia trabalha realizando sonhos. 
 
E se você tem uma ideia, um plano de melhoria ou busca uma direção, chegou o momento de transformar essa meta que está no papel, em realização. 
 
Agende um bate papo com a gente e descubra todas as oportunidades. 

Isso sempre foi parte da vida das empresas e, portanto, um dos motivos para possuírem espaços de arquivamentos físicos enormes, principalmente para documentos sigilosos.

Contudo, o que já foi solução, hoje é um problema: não são raras as histórias de empresas que passaram por grandes apuros ao perderem por rasura, desgaste ou até mesmo incêndios, por exemplo.

Para resolver isso, foi criado o GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. E é sobre essa solução indispensável para qualquer tipo de empresa, que falaremos hoje. 

Siga conosco e confira!

GED: o que é?

Trabalhar é lidar com documentos o tempo todo. E não podemos classificar documentos apenas como papéis: é possível documentar informações importantes por meio de arquivos de vídeos, áudio, imagens, dentre outros.

Segundo dados da ABGD (Associação Brasileira de Gestores de Documentos), uma empresa pode acumular até 25% mais arquivos ao longo do ano. E pensar apenas no arquivamento físico desses documentos é já algo ultrapassado, principalmente quando tudo é manuseado digitalmente.

É aí que entra o GED. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos, como também é conhecido, consiste em uma área administrativa que fica responsável pelo arquivamento, organização e proteção aos documentos da empresa.

Entre as principais responsabilidades dessa área está a disponibilização desses dados para as pessoas certas, no local certo e no momento necessário.

Como funciona o GED e o que ele faz?

Na prática, o GED atua com um conjunto de tecnologias que garante maior velocidade para a localização de arquivos para os mais diversos setores da empresa.

São módulos interligados que agrupam, integram e filtram diferentes formatos e origens de arquivos, atuando, de fato, como um grande sistema otimizado para o arquivamento e proteção de dados.

Entre as principais tecnologias oferecidas pelo sistema GED, estão:

Captura de arquivos

Consiste na digitalização de arquivos físicos para armazenamento virtual. Para isso, são utilizados scanners e outros softwares integrados à plataforma de armazenamento de dados de sua empresa.

Além de facilitar e filtrar o acesso a esses dados, a captura de arquivos garante a recuperação total dessas informações mesmo após muitos anos.

Gerenciamento de documentos

Documentos têm um ciclo de vida. Contas pessoais, como IPTU, IPVA, IR, contas de água e energia, precisam estar devidamente protegidas pelo prazo de até 5 anos.

Documentos corporativos também passam por isso – às vezes, por muito mais anos. Saber o que é necessário manter arquivado e o que é possível descartar, facilita a administração e organização de informações.

O sistema GED atua com todas as informações necessárias sobre a validade de um determinado documento, bem como a atualização frequente para o controle de dados.

Informações como data de criação e possível descarte, autor do documento e versões revisadas, são devidamente registradas por meio dessa tecnologia utilizada no GED. 

Workflow (Sistema de Trabalho)/BPM

O Workflow é uma sequência de várias atividades que têm como objetivo oferecer uma visão geral dos processos, monitorando resultados e reduzindo as ineficiências.

Já o BPM (Business Process Management) é uma metodologia que avalia constantemente as alterações e melhorias em diversos aspectos de um processo.

Tanto o Workflow, quanto o BPM são usados para melhorar os processos de uma empresa, entregando valor em um processo como um todo.

Eles também são semelhantes, já que estão relacionados a tarefas, automação e transferência de dados.

Record and Information Management (RIM)

Com essa tecnologia, há o fácil gerenciamento, criação, processamento e armazenamento de documentos. O controle ocorre durante toda a vida útil de um determinado documento, fazendo o descarte quando necessário.

Processamento de formulários

Essa tecnologia reconhece e relaciona informações específicas conforme seus registros de dados.

Simplificando, é colocar o documento certo no local certo, para que ele seja encontrado em uma pilha de milhares de outros documentos. Para isso, são utilizadas técnicas de ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition).

Quais são os benefícios e vantagens do GED

Em pouco tempo, o sistema de GED garante que todas as informações importantes de uma empresa estejam organizadas, padronizadas e acessíveis para que decisões sejam tomadas mais rapidamente.

Além desses, estão outros importantes benefícios, como:

Economia de tempo e espaço

Salas de arquivos, com suas caixas de papelão, armários e gaveteiros “infinitos”, estão extintas com o GED. A digitalização de documentos reduz bastante a necessidade de um espaço físico para guardar documentos físicos.

Mais segurança

O armazenamento dos documentos digitalizados é feito em nuvem. Essa tecnologia permite que os documentos sejam manuseados somente por pessoas autorizadas, quando precisarem.

Para isso, a tecnologia de armazenamento em nuvem utiliza tecnologias de criptografia que impedem o acesso a pessoas não autorizadas e mantém os documentos totalmente protegidos contra acidentes, como incêndios, alagamentos e chuvas.

Aumento de produtividade

Se, por exemplo, há uma reunião remota entre um participante na Alemanha e outro no Brasil, há possibilidade de acessar e compartilhar, simultaneamente, um documento ou apresentação virtual por meio do sistema GED.

Além disso, a produtividade é ainda maior com o acesso autorizado por diferentes dispositivos móveis, como smartphones. 

Isso garante que, mesmo em um táxi ou em trânsito para negócios, as pessoas tenham acesso rápido aos documentos necessários.

Por que usar o SharePoint como ferramenta de GED?

Software da família Microsoft, o SharePoint é a ferramenta perfeita para o sistema GED. Com organização familiar à maioria das pessoas que acessam ferramentas do Windows no cotidiano, o SharePoint permite todas as funcionalidades necessárias para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, trazendo consigo soluções fundamentais, como:

• Criação de documentos em ambiente seguro e controlado do Windows;
• Compartilhamento de documentos e informações sobre por quem e quando foram atualizados;
• Fluxo de trabalho com mapeamento de etapas, facilitando o rastreio do arquivo;
•  Indexação inteligente que compõe e enriquece os documentos conforme termos pré-determinados;
• Recuperação total de arquivos por meio de metadados que categorizam as informações por nome, data, autoria, assunto, setor, dentre outros.

Migrar para o GED é uma necessidade urgente para sua empresa. Afinal, manter o arquivo físico de documentos importantes é um risco que, certamente, não vale a pena correr.

Quer saber ainda mais sobre o GED e como utilizar o SharePoint para isso? Então aproveite e saiba tudo sobre o SharePoint! Se preferir, solicite o contato de nossos consultores.

Entenda de uma vez por todas para o que serve o SharePoint

Com interface simples e dinâmica, o SharePoint é uma ferramenta para a criação de portais colaborativos (Intranets e Extranets), gestão documental e de conteúdo, sendo importante para empresas de pequeno ou grande porte.

Como usar o SharePoint na sua empresa?

Criação de sites

Um dos maiores benefícios do SharePoint é a possibilidade de criar sites de acordo com a necessidade de cada empresa. Na plataforma, você pode determinar prazos para tarefas, adicionar checklists, importar arquivos e outras funções.

Página de notícias corporativas

Com o SharePoint, também é possível criar uma página de notícias para os colaboradores da sua empresa. Nela, a experiência de cada usuário é diferente, pois o sistema usa os dados de navegação da pessoa e personaliza de acordo com a sua experiência. Essas são as sessões que você encontrará na home:

Notícias de site: atualizações dos sites seguidos ou visitados com frequência pelo usuário.
Sites frequentes: atualizações dos sites mais visitados pelo usuário.
Sites sugeridos: sugestões do Microsoft Graph de acordo com o histórico de visitas do usuário.

-> Solicitar orçamento de uma solução nas plataformas Microsoft.

Acesso personalizado

O usuário que utiliza o SharePoint terá um menu de navegação personalizado com as seguintes opções de acesso: 

Seguindo: mostra todos os sites que o colaborador está seguindo.
Recente: apresenta os sites que foram recentemente visitados.
Destaques: exibe os sites que a empresa deseja destacar.

Busca avançada de páginas

Caso você precise procurar algo na plataforma, o sistema oferece uma barra de pesquisa, onde o colaborador pode localizar sites que não aparecem em seu acesso personalizado.

Colaboração em sites

Uma função que também é muito utilizada no SharePoint é o compartilhamento de conteúdo com pessoas específicas. Entretanto, esta funcionalidade só é possível com a autorização do dono do site.

Sincronização

Caso você queira usar os arquivos fora do ambiente digital, basta fazer o download do aplicativo no seu computador. Assim, os dados são sincronizados de forma automática, basta que o dispositivo esteja conectado à internet.

Aplicativo SharePoint

Com versão disponível para Android e IOS, o aplicativo SharePoint permite que os usuários acessem documentos, notícias e muito mais.

Fale com o consultor sobre as soluções que criamos nas ferramentas SharePoint, DotNet, Nintex e Office 365. (abre numa nova aba)”>-> Fale com o consultor sobre as soluções que criamos nas ferramentas SharePoint, DotNet, Nintex e Office 365.

E mais, tem recursos da plataforma que melhoram a interação entre as equipe

Biblioteca de Documentos

Função para criar, armazenar e compartilhar documentos das equipes em um só lugar.

Banco de imagens

Ferramenta que armazena arquivos de forma organizada. Você pode adicionar marcações às imagens e realizar buscas utilizando filtros para otimizar o que procura.

Calendários compartilhados

Com ele, os colaboradores podem incluir e editar compromissos de forma simultânea, facilitando a comunicação.

Formulários automatizados

No SharePoint, você também consegue criar formulários online personalizados de acordo com a sua necessidade.

Histórico de versões

Essa opção otimiza o tempo da sua equipe, pois ela pode trabalhar no mesmo documento sempre atualizado e, caso seja necessário acessar uma versão anterior, é possível restaurar o arquivo.

-> Solicitar orçamento de uma solução nas plataformas Microsoft.

Workflow e gestão de processos também podem fazer parte da sua empresa

Utilizando o SharePoint é possível melhorar o fluxo de trabalho e gestão de processos da sua empresa. A plataforma permite a utilização de diversas ferramentas de workflow, como, por exemplo, o Nintex, que torna tarefas de trabalho mais fluidas, integradas e organizadas. Com isso, você otimiza o tempo da sua equipe e melhora a produtividade do negócio. A gente fala um pouco mais sobre isso em um artigo específico que você pode conferir clicando aqui.

Como a S4R pode ajudar você

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é o SharePoint e como o sistema pode contribuir para todos os setores do seu negócio, conte com a expertise dos funcionários da S4R para utilizar essa tecnologia da melhor forma possível para a sua empresa e o seu time.

s4r.com.br

Reembolso de despesas, solicitação de férias, troca de produtos e até mesmo um pedido que precisa de aprovação: os processos das empresas são inúmeros e envolvem diferentes setores de uma organização. Por isso, cada vez mais as empresas sentem a necessidade de um controle de processos mais eficiente, claro e ágil. Afinal, hoje em dia a demanda é tão alta que não é mais possível fazer esse acompanhamento por e-mail ou planilhas de maneira improdutiva e não tão segura.

Um sistema moderno de controle de processos pode facilitar a vida da sua empresa, gerar mais produtividade para sua equipe e melhorar os resultados, pois com ele é possível gerenciar as demandas de perto e tomar ações corretivas com mais agilidade.

O que é um sistema de controle de processos?

Um sistema de controle de processos é a maneira mais eficiente de controlar tarefas e processos, tornando-os mais desburocratizados e descomplicados. Além disso, o sistema aumenta a probabilidade de as coisas serem feitas de forma planejada, no prazo correto e com menos riscos.

Com um sistema que permite analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar a execução de tarefas, o dia a dia pode ficar muito mais PRÁTICO, EFICIENTE e PRODUTIVO – essas são as palavras da vez!

A importância do controle de processos nas empresas.

O controle de processo pode aperfeiçoar o fluxo de trabalho da sua empresa, aumentando a produtividade e, na maioria das vezes, reduzindo custos. Tudo isso é possível porque a comunicação interna fica mais ágil, integrando os setores da organização de forma mais eficiente.

É importante salientar que um sistema de controle de processos traz benefícios para todas as empresas, seja qual for o porte delas. Afinal, a melhoria contínua de processos só traz vantagens competitivas no mercado!

-> Solicitar orçamento de uma solução nas plataformas Microsoft.

Quais as vantagens para a empresa que adota esse sistema?

O maior controle traz inúmeros benefícios para sua empresa e seus colaboradores. Confira!

Agilidade, produtividade e eficiência

A equação perfeita é produzir mais em menos tempo. Dentre as diversas possibilidades ocasionadas por um sistema controle de processos estão a otimização de tempo, redução de atrasos e erros, antecipação de problemas e soluções, gestão 100% focada em processos. O trabalho tende a ficar mais dinâmico! Além disso, processos bem estruturados e com fluxogramas podem diminuir dúvidas.

Transparência

O controle de processos eficiente e sempre disponível para a equipe acessar registra todas as atividades relacionadas a uma tarefa específica. Assim, fica fácil acompanhar do início ao fim tudo que foi feito e por quem foi feito. Com monitoramento eficaz, nada foge ao seu controle e você oferece mais visibilidade para a gerência e clientes.

Segurança

A segurança da informação dentro da sua empresa pode ser potencializada por um sistema de controle de processos, pois é possível implementar criptografias e permissões de acesso.

Disciplina

Entregar trabalhos dentro do prazo é um desafio para muitas empresas, mas o sistema de controle de processos oferece a disciplina que a equipe precisa para manter a organização e o foco para respeitar prazos.

Redução de Custos

Agilidade, prevenção de erros e antecipação de soluções podem gerar, como consequência, redução de custos. Todos sabem que prevenir é melhor (e mais barato!) do que remediar, certo?

Tomada de decisões

Decisões baseadas em processos e fatos são mais corretas do que aquelas tomadas puramente por intuição. O controle de processos pode ajudar a mensurar resultados e a manter o pensamento estratégico, tornando as decisões mais conscientes.

-> Fale com o consultor sobre as soluções que criamos nas ferramentas SharePoint, DotNet, Nintex e Office 365.

Como abandonar de vez a planilha do controle de processos e partir para a automação?

Se você ainda não está convencido, aqui vai um resumo com 10 vantagens dessa troca!

1. Informações confiáveis acessíveis em tempo real.
2. Tarefas com definição objetiva e quem são seus responsáveis.
3. Mais facilidade para delegar tarefas.
4. Mais interação da equipe e colaboração.
5. Redução de falhas.
6. Redução de custos operacionais.
7. Aumento das margens de lucro.
8. Valor agregado à empresa.
9. Mais segurança na tomada de decisão e definição do planejamento estratégico.
10. Seus clientes sentem a diferença!

É a hora de você vir para o futuro!

Você sabe o melhor software para controle de processos?

O melhor software para controle de processos deve oferecer à sua empresa exatamente o que ela precisa para facilitar sua rotina. Existem muitos gratuitos por algum tempo, mas é preciso ter certeza de que o escolhido une qualidade, facilidade de uso e os recursos certos. O ideal é que você invista tempo pesquisando e comparando e, claro, encontre o ideal para o segmento da sua empresa.

Exemplos

Os softwares de controle de processos são amplamente utilizados para o controle de processos judiciais, controle de processos administrativos e também controle de processos industriais.

-> Solicitar orçamento de uma solução nas plataformas Microsoft.

E a sua empresa? Que programa para controle de processos deveria usar? A S4R pode ajudar você com essa questão!

Trabalhamos e gerenciamos os melhores softwares de controle de processos do mercado. Por isso, saberemos indicar a você qual é o melhor para o seu segmento e considerando o diagnóstico da sua empresa e visando atingir os seguintes objetivos gerais:

• Criar caminhos para sua empresa produzir e crescer mais.
• Criar aplicativos personalizados com agilidade.
• Automatizar processos simples ou complexos.
• Desenvolver os melhores sistemas e aplicações para empresas.
• Conectar empresas e consumidores.
• E muito mais!

A S4R é uma empresa reconhecida pela excelência de seus serviços no mercado de consultoria, outsourcing e desenvolvimento de soluções utilizando as plataformas Microsoft. Temos foco na preparação contínua da equipe e na padronização de processos.

Entre em contato agora mesmo e saiba como as nossas soluções e know how em sistemas de controle de processos podem contribuir para o sucesso da sua empresa!

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