Toda vez que um documento importante é criado, compartilhado ou adquirido, é preciso arquivá-lo em um local seguro e de acesso rápido para seus responsáveis.

Isso sempre foi parte da vida das empresas e, portanto, um dos motivos para possuírem espaços de arquivamentos físicos enormes, principalmente para documentos sigilosos.

Contudo, o que já foi solução, hoje é um problema: não são raras as histórias de empresas que passaram por grandes apuros ao perderem por rasura, desgaste ou até mesmo incêndios, por exemplo.

Para resolver isso, foi criado o GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. E é sobre essa solução indispensável para qualquer tipo de empresa, que falaremos hoje. 

Siga conosco e confira!

GED: o que é?

Trabalhar é lidar com documentos o tempo todo. E não podemos classificar documentos apenas como papéis: é possível documentar informações importantes por meio de arquivos de vídeos, áudio, imagens, dentre outros.

Segundo dados da ABGD (Associação Brasileira de Gestores de Documentos), uma empresa pode acumular até 25% mais arquivos ao longo do ano. E pensar apenas no arquivamento físico desses documentos é já algo ultrapassado, principalmente quando tudo é manuseado digitalmente.

É aí que entra o GED. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos, como também é conhecido, consiste em uma área administrativa que fica responsável pelo arquivamento, organização e proteção aos documentos da empresa.

Entre as principais responsabilidades dessa área está a disponibilização desses dados para as pessoas certas, no local certo e no momento necessário.

Como funciona o GED e o que ele faz?

Na prática, o GED atua com um conjunto de tecnologias que garante maior velocidade para a localização de arquivos para os mais diversos setores da empresa.

São módulos interligados que agrupam, integram e filtram diferentes formatos e origens de arquivos, atuando, de fato, como um grande sistema otimizado para o arquivamento e proteção de dados.

Entre as principais tecnologias oferecidas pelo sistema GED, estão:

Captura de arquivos

Consiste na digitalização de arquivos físicos para armazenamento virtual. Para isso, são utilizados scanners e outros softwares integrados à plataforma de armazenamento de dados de sua empresa.

Além de facilitar e filtrar o acesso a esses dados, a captura de arquivos garante a recuperação total dessas informações mesmo após muitos anos.

Gerenciamento de documentos

Documentos têm um ciclo de vida. Contas pessoais, como IPTU, IPVA, IR, contas de água e energia, precisam estar devidamente protegidas pelo prazo de até 5 anos.

Documentos corporativos também passam por isso – às vezes, por muito mais anos. Saber o que é necessário manter arquivado e o que é possível descartar, facilita a administração e organização de informações.

O sistema GED atua com todas as informações necessárias sobre a validade de um determinado documento, bem como a atualização frequente para o controle de dados.

Informações como data de criação e possível descarte, autor do documento e versões revisadas, são devidamente registradas por meio dessa tecnologia utilizada no GED. 

Workflow (Sistema de Trabalho)/BPM

O Workflow é uma sequência de várias atividades que têm como objetivo oferecer uma visão geral dos processos, monitorando resultados e reduzindo as ineficiências.

Já o BPM (Business Process Management) é uma metodologia que avalia constantemente as alterações e melhorias em diversos aspectos de um processo.

Tanto o Workflow, quanto o BPM são usados para melhorar os processos de uma empresa, entregando valor em um processo como um todo.

Eles também são semelhantes, já que estão relacionados a tarefas, automação e transferência de dados.

Record and Information Management (RIM)

Com essa tecnologia, há o fácil gerenciamento, criação, processamento e armazenamento de documentos. O controle ocorre durante toda a vida útil de um determinado documento, fazendo o descarte quando necessário.

Processamento de formulários

Essa tecnologia reconhece e relaciona informações específicas conforme seus registros de dados.

Simplificando, é colocar o documento certo no local certo, para que ele seja encontrado em uma pilha de milhares de outros documentos. Para isso, são utilizadas técnicas de ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition).

Quais são os benefícios e vantagens do GED

Em pouco tempo, o sistema de GED garante que todas as informações importantes de uma empresa estejam organizadas, padronizadas e acessíveis para que decisões sejam tomadas mais rapidamente.

Além desses, estão outros importantes benefícios, como:

Economia de tempo e espaço

Salas de arquivos, com suas caixas de papelão, armários e gaveteiros “infinitos”, estão extintas com o GED. A digitalização de documentos reduz bastante a necessidade de um espaço físico para guardar documentos físicos.

Mais segurança

O armazenamento dos documentos digitalizados é feito em nuvem. Essa tecnologia permite que os documentos sejam manuseados somente por pessoas autorizadas, quando precisarem.

Para isso, a tecnologia de armazenamento em nuvem utiliza tecnologias de criptografia que impedem o acesso a pessoas não autorizadas e mantém os documentos totalmente protegidos contra acidentes, como incêndios, alagamentos e chuvas.

Aumento de produtividade

Se, por exemplo, há uma reunião remota entre um participante na Alemanha e outro no Brasil, há possibilidade de acessar e compartilhar, simultaneamente, um documento ou apresentação virtual por meio do sistema GED.

Além disso, a produtividade é ainda maior com o acesso autorizado por diferentes dispositivos móveis, como smartphones. 

Isso garante que, mesmo em um táxi ou em trânsito para negócios, as pessoas tenham acesso rápido aos documentos necessários.

Por que usar o SharePoint como ferramenta de GED?

Software da família Microsoft, o SharePoint é a ferramenta perfeita para o sistema GED. Com organização familiar à maioria das pessoas que acessam ferramentas do Windows no cotidiano, o SharePoint permite todas as funcionalidades necessárias para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, trazendo consigo soluções fundamentais, como:

• Criação de documentos em ambiente seguro e controlado do Windows;
• Compartilhamento de documentos e informações sobre por quem e quando foram atualizados;
• Fluxo de trabalho com mapeamento de etapas, facilitando o rastreio do arquivo;
•  Indexação inteligente que compõe e enriquece os documentos conforme termos pré-determinados;
• Recuperação total de arquivos por meio de metadados que categorizam as informações por nome, data, autoria, assunto, setor, dentre outros.

Migrar para o GED é uma necessidade urgente para sua empresa. Afinal, manter o arquivo físico de documentos importantes é um risco que, certamente, não vale a pena correr.

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