A intranet é um recurso utilizado por muitas empresas e que auxilia na comunicação dentro da organização. Em síntese, trata-se de uma rede de computadores semelhante à internet, porém, seu uso é exclusivo para troca de informação e arquivos entre os colaboradores da empresa. No entanto, utilizar a intranet em SharePoint tem sido uma experiência comum entre as organizações. Isso porque os benefícios da ferramenta são inúmeros contribuindo, inclusive para a gestão.

Escolher a solução mais adequada para implantar em uma companhia é um grande desafio de qualquer área de Tecnologia da Informação. Aliás, promover a inovação, melhorar a produtividade e reduzir custos estão em primeiro lugar entre os desafios que uma empresa precisa alcançar.

Por isso, apostar em uma intranet em SharePoint pode ser escolha mais assertiva, pois, se implementada corretamente, melhora a colaboração e otimiza os processos do negócio. Quer entender melhor como utilizar a rede dessa forma e os benefícios de se utilizar essa ferramenta? Confira o restante do artigo.

7 Benefícios de incorporar uma intranet aos negócios

Quando a proposta é aumentar a produtividade, reduzir reuniões, e-mails, otimizar a comunicação e tornar o trabalho mais eficiente, chegou a hora de construir sua intranet.

Embora passem como ilustres-desconhecidas em parte de alguma empresas, intranets provam que, quando empregadas de maneira adequada, têm um impacto positivo aos seus negócios.

É cenário comum nas empresas o fato de que geralmente as intranets não estão enraizadas nos processos ou na cultura de uma empresa e acabam sendo esquecidas. Os colaboradores não sabem que a intranet existe, não sabem como usá-la ou não têm motivos para tal.

Como parte de um contexto onde a transformação digital torna-se parte do dia-dia de qualquer empresa, intranets se alicerçam nos seguintes pilares:

• Capacidade de compartilhar e acessar informações da maneira mais fácil e eficaz possível.
• Capacidade de conectar e promover interação entre colegas de equipe mais do que apenas trabalhar.

Falaremos a seguir sobre algumas (entre muitas) vantagens de ter uma intranet bem construída e seus impactos no mundo dos negócios.

1 – Facilidade de compartilhamento de informações

Ainda hoje, a maioria das empresas usa o e-mail como o principal método de transitar informações importantes da empresa.

Mas, segundo essa pesquisa realizada pela empresa Atlassian, um funcionário checa sua caixa de e-mails, em média, 36 vezes por dia. Ou seja, o envio massivo de informações via e-mail acaba se tornando um fator gerador de distrações.

Compartilhar informações através da intranet da sua empresa significa menos troca de contexto e evita desperdício de tempo.

Na página inicial de uma intranet todos os colaboradores podem ter acesso às postagens compartilhadas, eventos programados, enquetes em andamento, documentos, formulários, mídias etc.

Ao gerar conteúdo semelhante a “postagens em blog” internas, todos os colabores tem oportunidade de visualizar, interagir, deixar comentários, likes e emoticons. Essa interação substitui a comunicação unidirecional de um indivíduo para o restante da empresa

Criar espaço para dialogar com sua empresa é colocar em prática os valores da comunicação aberta e da confiança entre os funcionários.

Ter uma plataforma de compartilhamento acessível também promove discussões e pode ajudar na descoberta de especialistas e talentos dentro da empresa que se sentem confortáveis ​​em compartilhar seus pontos de vista e seus conhecimentos.

2 – Gestão de conhecimento

Independente de onde você trabalha ou ramo que atua, sua empresa tem muitas informações para serem armazenadas. É muito comum que o conhecimento seja armazenado em diversas plataformas, seja e-mail, documentos do Word, planilhas em Excel ou apresentações em PowerPoint compartilhadas em uma pasta pública na rede, Google Drive etc., o que torna a busca por informações uma tarefa tediosa.

Usar a intranet para centralização de informação e gestão de conhecimento significa que será mais fácil para seus colaboradores encontrar o que precisam. E, tão importante quanto a intranet em si, são as ferramentas de pesquisa para que os colaboradores rapidamente possam localizar informações.

Equipes como RH e Gestão de Pessoas costumam usar intranets para hospedar materiais como políticas de benefícios, políticas legais, de governança corporativa, diretrizes de carreiras, organogramas etc.

Equipes como Departamento Jurídico podem compartilhar modelos de contrato.

Equipes de Vendas e Departamento Comercial podem colaborar com informações sobre clientes e fornecedores.

Tudo isso implica em redução de newsletters e do envio de e-mails informativos, além de contribuir na construção de uma cultura de transparência.

3 – Melhora da colaboração e de feedbacks

Intranets construídas com SharePoint possuem recursos sociais, como menções de @, comentários, curtidas, fácil compartilhamento de documentos e notificações.

Permite a edição e publicação em tempo real de páginas com colegas de equipes, criação de bibliotecas de documentos, listas e  criação de tarefas com prazos determinados.

Uma intranet bem construída oferece suporte à colaboração, pois todas as informações estão disponíveis para as partes interessadas envolvidas e as atualizações são em tempo real.

4 – Cria conteúdo atrativo

Há um ditado comum de que diz “as pessoas comem primeiro com os olhos”. O mesmo conceito pode ser aplicado sobre o conteúdo da sua intranet. Quando o conteúdo parece bom, é mais provável que as pessoas queiram consumi-lo e interagir sobre ele.

¹ Uma maneira simples de avaliar a atratividade de um conteúdo é perguntar: onde o olho vai primeiro? Que elemento do design inicialmente chama a atenção dos usuários? Eles são atraídos para algo importante aos objetivos estratégicos do conteúdo que está sendo compartilhado? Ou o primeiro objeto de atenção é algo que leva a distração do conteúdo que está sendo comunicado? 

1 referência ao livro (The Elements of User Experience – Jesse James Garret).

5 – Acessibilidade via dispositivos móveis

Já aconteceu com a maioria de nós: você acaba de sair do trabalho e alguém tem uma pergunta sobre um formulário, um documento ou uma planilha criada por você, portanto, você precisa visualizar o arquivo. Ou talvez você precise do contato do funcionário que trabalha naquele conteúdo.

Enfim, esteja você resolvendo um problema, verificando uma tarefa, revisando ou aprovando um conteúdo, uma intranet móvel basicamente transporta sua mesa de trabalho para o telefone celular.

Você pode receber notificações sobre qualquer coisa relacionada ao trabalho e acessar de forma  conveniente informações importantes enquanto está em movimento. Tudo o que é necessário é um smartphone e uma intranet construída sobre uma plataforma que oferece esses recursos.

6 – Melhora da capacidade de trabalho remoto

Em tempos de pandemia, “#FicarEmCasa” é o termo da moda a ser usado.

Um bom ambiente de intranet, com todos os recursos citados anteriormente, permite a colaboração de colegas de diferentes equipes, mantendo a produtividade e auxiliando as lideranças na gestão do trabalho remoto.

7 – Pode impulsionar o relacionamento com fornecedores

Sua intranet pode também melhorar suas interações com fornecedores externos. Você pode convidar fornecedores confiáveis ​​para ingressar em áreas específicas da sua intranet, permitindo envolvê-los mais plenamente como verdadeiros parceiros em seus projetos.

Por que utilizar a Intranet em SharePoint?

Como já falamos anteriormente, utilizar a intranet traz inúmeros benefícios, pois permite maior segurança na troca de informação entre os colaboradores de uma organização.

Além disso, a ferramenta permite que tudo seja personalizado da forma que a empresa desejar. Confira porque o SharePoint é a melhor ferramenta para a o uso da intranet em uma organização.

Integração com outros produtos do Office 365

Um grande benefício em escolher ter intranet em SharePoint na sua empresa é a facilidade em integrar vários outros produtos do Office 365 com a ferramenta, como por exemplo, o PowerApps, Power BI, MS Flow e Home Page do SharePoint. Do mesmo modo, a facilidade em personalizar as páginas de atualização de listas e bibliotecas de documentos tornam as atividades das equipes muito mais simples e produtivas.

Fornece alta segurança de dados

Uma das maiores preocupações das organizações atualmente é a segurança de dados das empresas. O cuidado para que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações confidenciais é um grande desafio, que muitas vezes até impede que a comunicação seja realizada de forma eficaz e rápida pelos colaboradores.

Com a intranet em SharePoint os dados ficam em segurança, pois a Microsoft garante uma construção de segurança das informações em várias camadas, reduzindo o risco de que os dados sigilosos possam sofrer ataques ou interceptações indevidas.

Suporte da Microsoft

Nada melhor do que utilizar uma ferramenta estando seguro de que você terá o suporte disponível sempre que precisar. Aliás, essa é uma das principais vantagens de utilizar a intranet em SharePoint. Afinal, a Microsoft tem um serviço de suporte disponível 24 horas por dia. Isso garante que todas as tecnologias da marca forneçam as soluções necessárias para cada negócio.

Conheça os recursos avançados do SharePoint

A intranet em SharePoint também oferece inúmeros recursos avançados para que o usuário tenha uma ótima experiência em suas atividades. Entre eles é possível acessar a ferramenta através do Windows Explorer, exportar dados em Excel, segmentar públicos específicos, criar fluxos de trabalho, notificar usuários sobre a inserção de novos dados, conceder acesso a usuários externos, disponibilizar os dados em modo offline, entre muitos outros.

Sem limites

Não há dúvidas de que existem recursos ilimitados para a utilização da intranet em SharePoint em qualquer organização. A ferramenta contribui para o aumento da produtividade e eficiência dos colaboradores, além de facilitar o compartilhamento de arquivos e informações dentro da organização.

Agora que você já sabe mais como a Intranet em SharePoint traz benefícios para a sua empresa, que tal agendar uma reunião com a S4R? A empresa é especialista em implementação de produtos Microsoft.

Autor: Tiago Saraiva Ferreira