Automação do Processo de Custo de Adentramento

Desafio de negócio

O processo de solicitação de exportação de materiais envolve múltiplas áreas e era conduzido em uma planilha Excel compartilhada, sem agilidade nem confiabilidade nos dados inseridos e tratados ao longo do fluxo. O acesso ao histórico era limitado, e a passagem de etapa entre usuários dependia de comunicação manual — cada responsável precisava avisar individualmente que sua parte do preenchimento ou validação havia sido concluída.

• Processo sem automatização, com várias pessoas manipulando o mesmo arquivo Excel.
• Ausência de agilidade e confiabilidade nos dados inseridos e tratados no fluxo.
• Acesso ao histórico limitado e pouco estruturado.
• Passagem de etapa entre usuários manual, sem notificação automática de conclusão.

Solução entregue pela S4R

Aplicação Power Apps para cadastro, consulta e manipulação dos dados do processo, com fluxos Power Automate responsáveis pela automação das etapas e SharePoint como repositório central das informações. O preenchimento é mais simples e estruturado, com possibilidade de anexar arquivos, e cada usuário realiza sua etapa de validação ou preenchimento de forma isolada e íntegra.

Principais capacidades entregues

• Cadastro estruturado e intuitivo, com anexação de arquivos quando necessário.
• Consulta de processos em andamento e finalizados diretamente na aplicação.
• Etapas de validação e preenchimento isoladas por usuário, preservando a integridade do dado.
• Notificação automática por e-mail aos participantes da etapa seguinte assim que uma etapa é concluída.
• Controle de permissões por etapa do fluxo, evitando acesso ou alteração indevida das informações.
• Painel administrativo com atalhos para gestão dos grupos de permissão do sistema.

Stack tecnológico: Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate) e SharePoint Online.

Resultados e impacto

Governança e conformidade

• Eliminação da planilha única e descentralizada como instrumento de controle do processo.
• Controle de permissões por etapa do fluxo, evitando acesso ou modificação das informações no momento errado.
• Estrutura de dados centralizada no SharePoint, substituindo o arquivo compartilhado manualmente.

Eficiência operacional

• Notificação automática entre etapas do fluxo, eliminando a comunicação manual entre usuários para dar sequência ao processo.
• Preenchimento mais simples e estruturado reduz o tempo gasto por etapa e a chance de inconsistência nos dados.
• Anexação de arquivos integrada ao processo, sem depender de trocas paralelas por e-mail.

Gestão baseada em dados

• Estrutura de dados mais robusta, abrindo espaço para análises futuras de andamento e produtividade do processo.
• Histórico consolidado e de acesso simples, algo inviável no modelo anterior em planilha.