Automação da reunião de comércio exterior com IA

Desafio de negócio

A área de comércio exterior conduzia suas reuniões de acompanhamento apoiada em documentos dispersos — planilhas de embarques, faturas, notas fiscais eletrônicas, mensagens de e-mail e apresentações — sem um repositório único de pauta, decisões e follow-ups. O ciclo de preparação demandava esforço manual expressivo de analistas para consolidar informações provenientes de múltiplos sistemas e formatos.

• Preparação da reunião dependente de compilação manual a partir de e-mails, planilhas e documentos avulsos.
• Ausência de repositório único de pauta, decisões e responsáveis, dificultando rastreamento de compromissos entre ciclos.
• Leitura e classificação de documentos de importação (invoices, packing lists, NF-e) realizada manualmente, com risco de divergência entre analistas.
• Indicadores operacionais e financeiros da área sem visão consolidada em tempo real para a liderança.

Solução entregue pela S4R

Plataforma corporativa para condução da reunião de acompanhamento de comércio exterior, com camada de Inteligência Artificial responsável pela leitura, extração e classificação automática dos documentos. As informações são estruturadas em um modelo único de dados, alimentam a pauta da reunião, os follow-ups e os painéis executivos, garantindo rastreabilidade das decisões ciclo a ciclo.

Principais capacidades entregues

• Ingestão automatizada de documentos (XML de NF-e, invoices, planilhas de embarque) com extração estruturada via IA.
• Classificação e enriquecimento automático dos registros (NCM, incoterm, modal, país de origem, etapa do embarque).
• Aplicação para condução da reunião: pauta, decisões, responsáveis e status de follow-up em repositório único.
• Integração com o backbone corporativo, eliminando redigitação e divergência entre planilhas de controle.
• Painéis executivos com visão consolidada de embarques, prazos, pendências alfandegárias e indicadores financeiros.
• Trilha de auditoria completa das decisões e alterações realizadas em cada ciclo de reunião.

Stack tecnológico: Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate), Dynamics 365, Dataverse, Azure AI (Document Intelligence e serviços de IA generativa) e Power BI.

Resultados e impacto

Governança e conformidade

• Substituição de planilhas e e-mails como instrumento de registro da reunião por um repositório corporativo único.
• Rastreabilidade completa: pauta, decisões, responsáveis e status de follow-up preservados ciclo a ciclo.
• Padronização da classificação dos documentos de comércio exterior conforme regras da área, eliminando interpretações divergentes entre analistas.

Eficiência operacional

• Preparação da reunião deixa de depender de consolidação manual — a pauta é montada a partir dos dados já estruturados pela IA.
• Leitura e extração automática de invoices e NF-e reduzem retrabalho e liberam analistas de tarefas transacionais.
• Follow-ups e responsáveis rastreados na própria ferramenta, sem necessidade de controles paralelos em planilha.

Gestão baseada em dados

• Visão executiva consolidada de embarques, prazos e pendências alfandegárias disponível em tempo real para a liderança.
• Histórico estruturado por embarque e por ciclo de reunião viabiliza análises de tendência, gargalos e SLA por elo da cadeia.
• Base de dados única passa a suportar novas iniciativas analíticas (previsão de prazos, análise de custos, indicadores fiscais).