Por meio de um workplace com intranet e gerenciador de documentos, tudo fica a seu alcance. O Space facilita a utilização dos programas e incentiva a colaboração entre a equipe, tudo isso enquanto acelera o uso do Microsoft 365. Ficou interessado? Confira então os principais benefícios da ferramenta e como ela pode te auxiliar!

Conheça as principais funcionalidade do Space

De nada adianta existirem tantos programas incríveis no Microsoft 365 se você não consegue utilizá-los. Mais do que isso, é preciso que todas essas ferramentas sejam adaptadas para suas necessidades, proporcionando maior colaboração entre sua equipe. Com isso em mente, confira as principais funcionalidades do Space e como ele vai auxiliar os processos da sua empresa.

Recursos de Intranet

Quando se fala em colaboração, é importante que todos os funcionários tenham acesso a um único portal. Para isso, a melhor solução é contar com uma intranet eficiente e que seja pensada em suas demandas. Que tal todos os documentos da companhia, disponíveis a toda a equipe, a qualquer momento, em um sistema como uma nuvem?

Além disso, diversas são as funcionalidades do próprio Microsoft 365 que podem ser implementadas no sistema. Calendário, aniversariantes, organograma, gráficos, enquetes, galerias e tantas outros. Tudo isso em um único local, disponível a todos que necessitam, a um toque de distância.

Integração de Infraestruturas

Alocar todos os programas necessários para sua empresa em um mesmo ambiente não é tarefa fácil. Por isso, contar com uma ferramenta que integre todas as infraestruturas se faz de suma necessidade. Assim, é possível unir todas as funcionalidades do Microsoft 365 em um ambiente só.

Para isso, utiliza-se do Go Native, que representa uma estrutura nativa independente da sua estrutura. Em outras palavras, este é um ambiente virtual com sua cara, personalizado para sua empresa, mas que ainda apresenta as características nativas das outras ferramentas. Tudo único, mas ainda padronizado.

Construção sem Limites

Saindo dos programas, outro benefício do Space é poder criar uma quantidade ilimitada de páginas por meio do WebParts. Todas elas com possibilidade de criação infinita, e com toda a personalização necessária para seu negócio. Assim, são sites exclusivos e com suas características, tudo ao alcance de suas mãos.

Os sites são estruturados e apresentam elementos próprios para deixá-los ainda mais com sua cara. Uma facilidade que te permite a criação de novas páginas a qualquer momento, de maneira rápida, simples e eficiente. Essa é a capacidade de se reinventar sempre que preciso e sem o auxílio de terceiros.

Recursos de Gerenciador de Documentos

Baseado no SharePoint Online e no Power Automate, o gerenciador de documentos é um diferencial do Space. Já imaginou, por exemplo, ter acesso a qualquer arquivo do Microsoft 365 quando quiser e de onde estiver? Essa é a ideia por trás dessa ferramenta, te possibilitando acesso a todo o momento a seus dados e informações.

Mais do que isso, é uma forma de garantir a acessibilidade de todos os times. As equipes possuem acesso aos arquivos de forma conjunta e conseguem editá-los de onde quer que estejam. Em tempos de home office e trabalho remoto, essa é uma ferramenta mais do que funcional e atualizada.

Fluxo Contínuo na Aprovação de Documentos

Esqueça da burocracia clássica de empresas de qualquer tamanho. A aprovação de documentos no Space é simples e rápida, seguindo a lógica pré-estabelecida pela própria companhia. Utilize do Power Automate para respeitar o fluxo de validação sem atrasos e respeitando os termos internos.

Além da agilidade, a ferramenta permite maior eficácia na aprovação de documentos e arquivos. Sua publicação também é facilitada e ocorre mais rapidamente, sem a necessidade de mais passos. É uma garantia de seguimento dos protocolos do negócio sem adicionar mais etapas ao processo.

Perfil de Acessos Controlado

Ao mesmo tempo em que todos podem ver tudo a qualquer momento, de onde estiverem, nem sempre isso deve ocorrer. Por isso, controlar os acessos por meio dos perfis dos colaboradores é uma funcionalidade tão importante. Assim, os gestores podem ter maior domínio sobre o que cada representante da equipe pode ou não acessar.

Na prática, é uma maneira de garantir a confidencialidade de arquivos e segurança de dados privados. Sistemas de login, senha e autenticação de perfil são utilizadas para evitar que uma pessoa não autorizada tenha acesso a informações a que não devia. É a utilização das melhores características do Microsoft 365, de acordo com seu poder.

Instalação de Aplicativos no Teams

Cada vez mais, os aplicativos estão auxiliando as empresas a chegarem mais rapidamente aos resultados esperados. Aqui, entretanto, eles possuem outro significado, sendo aplicações que se instalam em um software para incrementar seu funcionamento. Suas funções, portanto, podem ser as mais diversas possíveis.

Por meio do Power Plataform, você pode baixar programas para incrementar sua produtividade. Há opções de bots, aplicações de negócio, relatórios, fluxo de trabalho, entre tantas outras. Todas desenvolvidas por parceiros comprometidos em fazer sua equipe chegar de forma mais ágil a seus objetivos. Inovação e assertividade juntas.

Space: pague uma vez e use para sempre!

A busca pelas mais diversas soluções vem se intensificando com o aumento das necessidades por ferramentas que auxiliem as empresas a crescerem.

Sabendo disso, contar com um workplace, como o Space, se mostra um grande diferencial competitivo frente sua concorrência. A família de produtos foi criada pela S4R, inclui ainda o <Portal>, < Docs> e <Teams>.

Conte com os melhores especialistas que estarão sempre a sua disposição para qualquer nova situação que possa surgir!

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Quer saber mais sobre o digital workplace e quais suas vantagens? Continue lendo o artigo!

O que é o Digital Workplace?

O conceito de digital workplace vai além de inovação tecnológica. Esse modelo de gestão permite que o trabalho possa ser realizado de forma remota e a qualquer hora, usando qualquer dispositivo, otimizando processos e aumentando o engajamento e a produtividade de todos os colaboradores.

Em suma, o workplace usa a tecnologia para otimizar processos que irão facilitar consideravelmente o trabalho dos colaboradores no ambiente corporativo.

Quando bem planejado e executado, o investimento nesse modelo de gestão é muito interessante e traz vantagens para todos. As empresas reduzem custos e contam com colaboradores mais engajados, que não precisam se preocupar com deslocamento, muitas vezes longos e cansativos, até o local de trabalho.

Mas existem muitos outros benefícios! Falaremos detalhadamente no próximo tópico.

Confira os benefícios do Digital Workplace

Primeiramente, vale lembrar que obter todos os benefícios ao adotar o digital workplace irá depender dos objetivos do seu negócio. Antes de qualquer mudança, suas metas precisam estar bem definidas e com foco no aumento da produtividade. Também é necessário confiar no comprometimento do colaborador. Com tudo isso definido, veja quais vantagens sua empresa pode obter com essa inovação:

Aumento da produtividade

Com o workplace  a produtividade aumenta porque os processos são mais bem estruturados e de fácil compreensão, consequentemente, o colaborador melhora o próprio desempenho, impactando de maneira positiva no fluxo de trabalho da empresa.

Gestão descentralizada

O workplace possibilita acesso fácil e democrático da informação para os colaboradores, diminuindo a demanda do gestor que poderá focar em tarefas mais importantes.

Plataforma Low-code

O Workplace é uma plataforma de baixo código (low-code), o que significa que gestores e colaborares poderão adequar o software de acordo com suas necessidades, automatizando tarefas repetitivas, melhorando o fluxo de trabalho e aumentando a produtividade.

Gestão de conteúdo

Aqui a vantagem é a possibilidade de trabalhar engajamento, senso de responsabilidade, importância do trabalho e, ainda, ter a possibilidade de trocar ideias e eliminar pontos comumente frágeis na comunicação sequenciada e hierarquizada.

Aumento do engajamento

O Workplace oferece diversas opções e soluções para a capacitação. Nesse sentido, sua empresa pode oferecer cursos interativos e relevantes para capacitar os colaboradores. Quando a capacitação profissional é realizada de forma inovadora e periódica, os colaboradores se engajam mais e os resultados aparecem de forma positiva para a empresa.

Flexibilidade

Como o acesso ao digital workplace é possível ser realizado de qualquer lugar e dispositivo, os colaboradores também têm a possibilidade de desenvolver suas atividades como e onde preferirem. A flexibilidade resulta em experiências bastante relevantes não apenas para o profissional, mas também para a empresa.  Quando o colaborador tem a opção de escolher o momento para realizar suas tarefas, certamente o fará com mais dedicação e foco no trabalho.

Como o Digital Workplace contribui para uma boa experiência dos colaboradores

Podemos dizer que um dos primeiros fenômenos digitais corporativos foi a criação das intranets, que possibilitou a gestão de documentos e comunicação entre os departamentos por meio de e-mails e outras ferramentas que permitem o compartilhamento de informações e arquivos, entre outras facilidades.

A intranet evoluiu para o portal do colaborador, não menos estático e burocrático, ambos substituídos pela plataforma digital workplace, altamente flexível e adaptável, integrada somente com as ferramentas que serão realmente utilizadas pelos colaboradores, melhorando assim a sua experiência e evitando desvio de foco.

Muitas empresas, especialmente aquelas com visão de futuro, já reconhecem a importância de oferecer recursos para que seus colaboradores possam produzir mais por meio de ferramentas mais colaborativas e amigáveis, garantido experiências de trabalho mais atrativas.

O digital workplace é uma inovação tecnológica capaz de atender as necessidades do usuário, proporcionando espaço, liberdade e segurança para trabalhar em qualquer lugar e com qualquer dispositivo. A plataforma otimiza a experiência e o envolvimento dos colaboradores com as ferramentas e recursos que mais necessitam, como sistemas de gerenciamento de documentos, CRM, SAP, entre outros, tornando-os mais eficientes e produtivos.

A integração e melhoria na combinação de sistemas, servidores e aplicativos em nuvem fazem do digital workplace uma evolução na experiência de trabalho dos colaboradores, especialmente projetada para uma força de trabalho remoto.

Vale ressaltar que o local de trabalho deve ser bem planejado, de forma a garantir um bom ambiente digital. O Digital Workspace, solução da S4R, pode ajudar a sua empresa na implementação dessa inovação tecnológica.

Da teoria à prática: como implementar o Digital Workplace na sua empresa?

A transformação digital exige que as organizações ofereçam uma experiência superior aos colaboradores para estimular o engajamento e o aumento da produtividade.

Para que a implantação do workplace ocorra de maneira eficaz, é necessário possuir um sistema moderno de TI, fazer uma revisão de seus processos internos e mudar a cultura organizacional da empresa. Nesse cenário, é essencial contar com um parceiro especializado, como a S4R.

A nossa solução para workplace é o Space. Com ele é possível gerenciar diversos aplicativos em qualquer dispositivo, de forma rápida, simples e segura. A plataforma redefine o conceito de colaboração, otimizando o uso e o gerenciamento de aplicações e dispositivos multiplataformas, com soluções baseadas em nuvem.

O Space impulsiona a infraestrutura do Microsoft 365 que a sua empresa já utiliza, trazendo todos os benefícios de um workplace, com uma intranet ou gerenciador de documentos que irá aumentar a eficiência e a produtividade dos seus colaboradores.

Da implementação a publicação de conteúdo, manutenção e experiência dos seus colaboradores, são vários recursos e modelos prontos que irão permitir que a sua empresa aproveite tudo em um lugar só. Quer saber mais sobre o Space, a solução digital workplace da S4R? Entre em contato conosco!