Ferramentas do Microsoft 365 que todo gestor de TI deveria conhecer

O Microsoft 365 é uma das melhores ferramentas de produtividade empresarial, e muitas pessoas já sabem disso. No entanto, existem alguns produtos do Microsoft 365 que ainda não são amplamente conhecidos e que podem fazer uma grande diferença para a sua empresa.

Se o seu objetivo é aumentar a produtividade e simultaneamente diminuir custos, automatizar tarefas para que a sua equipe possa cumprir demandas que realmente valham o tempo gasto, descubra as 7 ferramentas que não são tão conhecidas, mas que podem transformar digitalmente a sua equipe, o seu departamento e a sua empresa por completo.

1.      Microsoft Bookings

Aqui a palavra de ordem é automação. O Booking cria uma agenda que permite que clientes façam seus agendamentos online, de acordo com os horários e configurações realizadas por você e por sua equipe.

Empresas que dependem de agendamentos e hora marcada para atendimento, como clínicas, escritórios de diversas verticais e consultorias, podem se beneficiar desse tipo de automação.

Inclusive, o Bookings pode ser extremamente útil para médias e grandes empresas para disponibilizar e gerenciar a agenda de vendedores internos, externos e consultores, permitindo que os seus clientes escolham quando serão atendidos, de acordo com a agenda que você disponibilizar, sem a necessidade de gastar tempo tentando “encaixar” os horários.

2.     E-mail de resumo da Microsoft

Para começar o dia de uma forma organizada e otimizada para maior produtividade, você (ou o administrador da conta empresarial) pode autorizar o uso do E-mail de Resumo, ou The Briefing Overview (em inglês).

Assim, de forma automática, você recebe as suas principais tarefas do dia – inclusive aquelas que possam ter caído em um “limbo” dos e-mails, informações relevantes e até sugestões de alocação de tempo para demandas individuais.

Se você tem muitas atribuições durante o dia e não pode deixar que alguma informação ou demanda passe despercebida, o E-mail de Resumo pode se tornar uma ferramenta essencial. Com ele, as pendências do dia-a-dia são identificadas e gerenciadas sem precisar ficar procurando por horas um e-mail específico, por exemplo.

Completamente compatível com as leis de proteção de dados (LGPD), apenas você terá acesso aos seus resumos, que podem incluir documentos e tarefas relacionadas à sua agenda, deixando tudo à mão para a próxima reunião no seu calendário.

3.      Microsoft Planner

O Planner é uma das melhores ferramentas do Microsoft 365, mas não são todas as pessoas que usufruem das grandes funcionalidades que ele proporciona.

Ideal para organizar as demandas individuais e de equipe, delegar tarefas e ficar de olho nos prazos, o Planner é uma grande “mão na roda” para gerenciar projetos, mantendo tudo em único lugar.

Ele possibilita delegar tarefas para outros usuários, estipular prazos, atualizar status e ter sempre a informação mais atualizada, sem depender de reuniões ou enviar e-mails as equipes.

Independente se a sua equipe ou departamento utilizam metodologias ágeis, essa ferramenta pode ajudar a empresa por completo, incluindo colaboradores, gerência, diretoria, fornecedores e parceiros, de uma forma completamente customizável.

Otimizar os projetos de forma visual, compartilhar arquivos e editá-los de forma colaborativa em tempo real são apenas a ponta do iceberg do que o Microsoft Planner permite.

4.      Microsoft PowerApps

Já imaginou criar um aplicativo completamente otimizado para as necessidades da sua equipe e transformar completamente processos manuais de uma forma digital, automatizada e sem precisar programar?

O PowerApps é o serviço corporativo da Microsoft que te ajuda a desenvolver, integrar e compartilhar aplicativos criados especialmente para as suas demandas, sem precisar contratar grandes equipes de desenvolvedores, diminuindo gastos de tempo e financeiros. E ele ainda conta com uma biblioteca de exemplos e modelos, para facilitar ainda mais a criação de apps corporativos. 

Tais aplicativos podem ser executados tanto em navegadores web como via mobile e se conectam com diversos bancos de dados, seja através do servidor local, da nuvem ou várias outras fontes de dados subjacentes. E até mesmo com outros serviços da Microsoft, como o SharePoint, Power BI, Microsoft 365, Dynamics 365 e SQL Server.

5.      Microsoft Stream

Stream é a biblioteca corporativa de vídeos feita para a sua empresa.

Diminua despesas de viagens corporativas, eventos, treinamentos, cursos, reuniões de equipes remotas e até palestras ao poder replicar todo o conteúdo através de poucos cliques.

Faça uploads, compartilhe e exiba os vídeos de forma segura, com configurações de acesso personalizáveis. Disponível também para aplicativos mobile, o Stream ainda conta com transmissões ao vivo para até dez mil pessoas simultaneamente.

Para os gestores que querem melhorar os processos de treinamento enquanto reduzem custos, é possível realizar a gravação e disponibilizar uma playlist de vídeos para onboard de novos colaboradores, aprendizado e comunicações internas. Gravar reuniões, transmitir eventos ou replicar cursos sem nenhum custo extra engaja ainda mais a sua equipe, mantendo a informação organizada e acessível a todos os momentos.

Guia microsoft 365

6.      Microsoft Kaizala

Você precisa se comunicar e estar constantemente conectado com a sua equipe e o Kaizala facilita exatamente isso, permitindo que as conversas ocorram via web e mobile, com toda a segurança que um mensageiro corporativo demanda.

Aplicativos de uso pessoais não devem ser utilizados por corporações, pois deixam informações confidenciais desprotegidas, fora de compliance e simplesmente não é possível estabelecer uma base administrativa de segurança que esteja de acordo com as principais leis de dados.

Possibilitando que colaboradores, fornecedores, parceiros e muitos outros (nos quais você pode administrar), o Kaizala se torna uma ferramenta imprescindível para conectar pessoas dentro e fora das organizações, agilizando a comunicação via mobile e permitindo que os usuários enviem mensagens instantâneas em texto, áudio, vídeo e documentos.

Por ser uma ferramenta criada especialmente para o público corporativo, usuários finais que estejam alocados em um mesmo grupo não podem visualizar os números de telefone dos integrantes, garantindo a privacidade de todos.

Cartões de ações, anúncios personalizados, atribuições de demandas e integrações com diversas ferramentas do Microsoft 365 permitem que o Kaizala seja não apenas uma ferramenta de comunicação, mas também um aliado na produtividade empresarial.

7.     API do Microsoft Graph

Big Data já é uma realidade para diversas empresas. Porém, ter os dados e não os trabalhar é um desperdício gigantesco.

Através da API do Microsoft Graph você pode desenvolver dashboards, automatizar fluxos de trabalho e muito mais, integrando com todas as ferramentas do Microsoft 365, para poder visualizar os dados mais relevantes de acordo com o que a sua companhia realmente precisa.

Com um modelo de programação unificada, você pode personalizar e desenvolver aplicativos para Web, agentes e bots, contando até mesmo com a inteligência artificial da Microsoft para gerar análises e relatórios para que as decisões sejam realmente data driven.

Quer manter os seus colaboradores mais conectados, engajados e tomando melhores decisões?  Conte com a S4R, uma especialista em oferecer as melhores soluções para otimizar a utilização das ferramentas de colaboração e produtividade do Microsoft 365.

Caso a sua empresa já possua uma licença do Microsoft 365 e deseja saber como extrair ao máximo dos recursos disponíveis, entre em contato conosco!

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