A gestão de reembolsos é um ponto crítico para muitas empresas e, se não bem controlada, pode gerar perdas significativas. Segundo a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organizações podem perder até 5% da receita anual devido a erros e fraudes relacionados a processos manuais e desorganizados de reembolso. Para evitar esses riscos, é essencial avaliar a maturidade do seu processo atual antes de implementar uma solução automatizada.
A seguir, um checklist técnico e operacional para ajudar gerentes, diretores e coordenadores de tecnologia a entenderem se o processo de reembolso da sua empresa está pronto para ser otimizado com tecnologias Low Code da Microsoft, como Power Apps, Power Automate e SharePoint.
1. Centralização e Organização dos Dados
- Os registros de despesas estão distribuídos em múltiplas planilhas, e-mails ou documentos físicos?
- Existe um sistema único para armazenar e consultar informações de reembolso?
- O processo atual permite rastreabilidade completa dos pedidos de reembolso?
Por que isso importa?
Soluções baseadas em SharePoint integradas ao Power Apps possibilitam centralizar dados, garantindo que todas as informações estejam acessíveis e organizadas em um ambiente seguro e controlado.
2. Automação do Fluxo de Aprovação
- A aprovação dos reembolsos é feita manualmente, via e-mail ou papel?
- Existem etapas claras e automatizadas de validação conforme regras da empresa (limites, categorias, documentos)?
- O processo suporta múltiplos níveis de aprovação, se necessário?
Por que isso importa?
O Power Automate pode automatizar esses fluxos de aprovação, reduzindo erros humanos, acelerando o processo e garantindo conformidade com as políticas internas da empresa.
3. Qualidade e Validação dos Comprovantes
- Como os comprovantes são recebidos? Formato físico ou digital?
- Há controle sobre a validade dos documentos enviados (formatos aceitos, data, autenticidade)?
- Os colaboradores têm facilidade para anexar os comprovantes?
Por que isso importa?
Aplicativos construídos com Power Apps permitem que os colaboradores capturem fotos ou façam upload dos comprovantes diretamente pelo smartphone, garantindo que os documentos sejam enviados em tempo real e no formato correto.
4. Categorização e Classificação das Despesas
- As despesas são classificadas manualmente?
- Existem erros frequentes na categorização que impactam a análise financeira?
- O sistema atual suporta múltiplas categorias e subcategorias para detalhamento das despesas?
Por que isso importa?
Automatizar a categorização por meio de formulários estruturados no Power Apps evita inconsistências e permite análises mais precisas, integrando dados diretamente ao Power BI para monitoramento em dashboards.
5. Controle de Prazos e Pagamentos
- Há atrasos frequentes na aprovação e pagamento dos reembolsos?
- Existe acompanhamento automático dos prazos e notificações para responsáveis?
- O processo atual oferece transparência aos colaboradores sobre o status do reembolso?
Por que isso importa?
Com Power Automate, é possível configurar alertas automáticos para responsáveis, garantindo agilidade e satisfação dos colaboradores, além de um fluxo financeiro mais previsível
6. Segurança e Compliance
- O processo atende às políticas internas e regulamentações fiscais?
- Existe controle de acesso e permissões para visualização e aprovação?
- Dados sensíveis são protegidos contra acessos indevidos?
Por que isso importa?
A plataforma Microsoft oferece recursos robustos de segurança, integrando controles de acesso baseados em perfis e permissões configuráveis para garantir conformidade e proteção dos dados.
Solução S4R Tecnologia para Reembolsos
Na S4R Tecnologia, unimos as ferramentas do ecossistema Microsoft Power Platform para transformar seu processo de reembolso, eliminando ineficiências e riscos financeiros. Nosso aplicativo desenvolvido integra:
- Cadastro centralizado no SharePoint para organização eficiente dos registros.
- Aprovação automatizada via Power Automate conforme regras configuráveis.
- Upload fácil de comprovantes por meio do Power Apps, eliminando o papel e garantindo validade.
Essa solução permite que sua equipe tenha controle total, segurança e agilidade, reduzindo perdas e aumentando a produtividade.
Seu processo está pronto para essa transformação?
Agende uma reunião com nossos especialistas para avaliar a maturidade do seu processo e descobrir como a S4R Tecnologia pode automatizar seu fluxo de reembolso com segurança e eficiência.