Comparativo: antes e depois da automação do reembolso com Microsoft Power Platform
A gestão manual de reembolsos corporativos é um terreno fértil para erros, fraudes e gargalos operacionais. De acordo com a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organizações podem perder até 5% de sua receita anual apenas com fraudes relacionadas a reembolsos, sem considerar o impacto de falhas operacionais, atrasos ou retrabalho.
Em muitas empresas, os processos ainda envolvem formulários físicos, e-mails dispersos, planilhas desconectadas e análise manual de comprovantes. O resultado? Atrasos na aprovação e pagamento, dificuldade de auditoria, baixa rastreabilidade e vulnerabilidades à política de compliance.
Mas e se todos esses riscos pudessem ser eliminados com uma solução low-code da Microsoft?
Antes da automação: os desafios do reembolso manual
- Erros na categorização de despesas: Planilhas e formulários manuais não impedem o colaborador de classificar equivocadamente uma despesa, o que pode gerar reembolsos indevidos e dificuldades no fechamento contábil.
- Falta de padronização na validação de comprovantes: Sem critérios automatizados, qualquer arquivo pode ser aceito como comprovante. Isso abre margem para documentos ilegíveis, não conformes ou até mesmo falsificados.
- Aprovações lentas e sem controle: O fluxo manual depende da disponibilidade de cada aprovador, que muitas vezes não tem acesso fácil a todas as informações. Isso causa atrasos e impacta diretamente o moral do time e o fluxo de caixa da empresa.
- Dificuldade de auditoria e governança: Informações descentralizadas e processos não rastreáveis dificultam a prestação de contas e o alinhamento com as políticas internas e exigências regulatórias.
Depois da automação: como a Power Platform redefine a gestão de reembolsos
Com as ferramentas certas, é possível transformar esse cenário com rapidez. A Power Platform permite construir soluções modulares, de rápida implementação, altamente integráveis com o Microsoft 365, Teams e Outlook.
Veja como a S4R aplica essa abordagem:
A S4R Tecnologia desenvolveu uma solução completa de reembolso utilizando a Microsoft Power Platform, com integração entre Power Apps, Power Automate e SharePoint, promovendo ganhos expressivos em produtividade, controle e segurança.
Confira os principais avanços:
Cadastro centralizado no SharePoint
Todas as solicitações são armazenadas em um repositório estruturado e seguro. Isso garante histórico, controle de versão, rastreabilidade e conformidade.
Workflow automatizado com Power Automate
Cada solicitação de reembolso aciona um fluxo de aprovação customizado, respeitando as regras de negócio e políticas da empresa. É possível configurar níveis de aprovação por valor, tipo de despesa ou centro de custo, reduzindo a intervenção humana e os erros de roteamento.
Upload inteligente de comprovantes via Power Apps
Os colaboradores tiram fotos dos comprovantes diretamente pelo app no celular, que já associa os documentos à solicitação. Isso elimina o uso de papel e evita perdas ou anexos incorretos.
Visibilidade e controle em tempo real
Com dashboards no Power BI, é possível acompanhar métricas como tempo médio de aprovação, tipos de despesas mais recorrentes e valor total reembolsado por período ou setor. Essa inteligência auxilia a tomada de decisão e permite ajustes estratégicos no processo.
Resultados tangíveis da automação com Power Platform
- Redução de até 80% no tempo de processamento dos reembolsos
- Eliminação de falhas manuais e riscos de fraude
- Melhoria da experiência do colaborador e da área financeira
- Aumento da conformidade com políticas internas
- Escalabilidade e padronização para filiais ou operações remotas
Na S4R Tecnologia, não oferecemos apenas tecnologia, entregamos soluções de negócio baseadas em ferramentas Microsoft, com foco em ganho real de eficiência e governança.
Sua empresa ainda depende de planilhas para aprovar reembolsos? Vamos conversar. Agende uma reunião com nossos especialistas e descubra como transformar seus processos com Power Platform.