Em um mundo cada vez mais digital, a organização de documentos é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa. A falta de um sistema eficiente pode resultar em perda de tempo, informações decentralizadas, atrasos em entregas, e muitos outros problemas
Aqui vamos apresentar 5 dicas essenciais para melhorar a organização de documentos da sua empresa:
1- Padronização de nomenclatura
Estabeleça um padrão para nomear os documentos, isso ajuda na rápida verificação do conteúdo do arquivo e evita confusões. Com informações relevantes como data, número de versão ou palavras-chave, para facilitar a pesquisa.
2- Digitalização de documentos físicos
A digitalização de documentos físico é uma ação muito importante para não haver perdas, rasuras ou alterações sem registo, além de reduzir o espaço físico e facilitar o acesso e compartilhamento de arquivos.
3- Utilizar ferramentas de gerenciamento de documentos
Softwares de gerenciamento de documento com sistema de gestão eletrônica de documentos são ideais para a organização, com soluções que oferecem recursos avançados de pesquisa, controle de versão, permissões de acesso e colaboração em tempo real.
4- Tenha um controle de versões dos documentos
Garante que as alterações feitas nos documentos sejam registradas, com um sistema de controle de versões, os registros dessas modificações são registrados de forma automática. Isso evita a perda de informações e facilita a recuperação de versões anteriores se preciso.
5- Coloque seus arquivos em nuvem
Deixar seus arquivos em uma máquina pode ocasionar em perdas ou limitar o acesso a esses documentos, ao colocar seus documentos em nuvem é possível acessar a qualquer momento e em qualquer lugar, o compartilhamento entre a equipe é facilitado, a colaboração é em tempo real e o backup dos arquivos é automático.
Além dessas dicas, busque melhorar a organização de documentos e colaboração da sua equipe com o <Docs>, a solução em armazenamento de arquivos, onde é possível manter uma organização, encontrar documentos de forma rápida e prática, compartilhar e colaborar com a sua equipe a partir do SharePoint.
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