Ter um sistema claro e eficiente na solicitação de pedidos de reembolso e crucial para a eficiência operacional da gestão financeira da empresa. Registrar e acompanhar as solicitações de reembolso agiliza os processos, reduzindo o tempo gasto em burocracias, garantindo um maior controle sobre os recursos financeiros.
Aqui vamos apresentar 5 dicas para facilitar os processos de solicitação e pagamentos de reembolso da sua empresa:
1 – Sistema automatizado
Implemente um software de gestão financeira para lidar com os pedidos e pagamentos de reembolso. Isso vai ajudar a simplificar os processos e os pedidos, permitindo o acompanhamento e os status dos reembolsos de forma eficiente.
2- Estabeleça políticas claras
Defina políticas de reembolso claras e detalhadas e comunique para todos os colaboradores, incluindo limite de gasto, despesas validas para o reembolso e toda a documentação necessária. Políticas claras vão ajudar a evitar erros e mal-entendidos.
3- Simplifique os pedidos de reembolso
Tenha processos simples para a solicitação de reembolso, como formulários de solicitação simples e fácil de preencher. Certifique-se que todas as informações necessárias estão sendo solicitadas e evite pedido de informações em excesso que possam dificultar o processo.
4- Simplifique os processos de aprovação
Implemente um sistema de aprovação eletrônico para acelerar o processo, isso vai permitir que a revisão e aprovação dos gerentes em relação as solicitações sejam mais rápidas e eficientes.
5- Monitore e avalie regularmente
Acompanhe e avalie regularmente para identificar possíveis gargalos ou áreas de melhoria no sistema de pedidos e reembolso. Esteja sempre aberto a feedbacks e realize ajustes necessários.
Além dessas dicas, busque melhorar os processos de pedidos e pagamentos de reembolso da sua equipe com o <Reembolso>, O melhor para digitalizar a gestão de despesas, adiantamentos e reembolsos através de uma plataforma inteligente integrada a intranet, vinculado ao SharePoint Online, Power Automate e ao Power Apps, transformando todo o tempo perdido em resultados tangíveis de forma simples, centralizando a prestação dê contas diminuindo o risco de fraudes.
Com muitas vantagens para a empresa:
- Autonomia no controle das contas;
- Segurança e transparência em toda movimentação;
- Aprovação no adiantamento e relatório em poucos cliques;
- Identificação de erros ou fraudes;
- Registros de movimentação pelo smartphone;
- Comunicação entre a empresa e colaborador sem ruídos.
E para o colaborador:
- Registro de despesas online e offline via smartphone;
- Solicitação de adiantamento e reembolso em poucos cliques;
- Controle de KM via GPS ou Google Maps;
- Comprovantes armazenados digitalmente para nunca mais perder uma notinha
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