A gestão de documentos é um pilar crítico para a operação de qualquer empresa. Em um cenário onde a colaboração, o acesso remoto e a segurança de dados são imperativos, a manutenção de diretórios físicos ou repositórios desorganizados se torna um obstáculo significativo à produtividade. A falta de controle sobre versões, fluxos de aprovação manuais e a dificuldade de localizar informações geram retrabalho e riscos operacionais.
Mas como modernizar essa gestão sem comprometer a segurança e a governança?
o <Docs>, construída sobre a base do Microsoft SharePoint Online e Power Automate, é a resposta para a digitalização eficiente da sua gestão de documentos. Ao utilizar tecnologias Low-Code da Microsoft Power Platform, o <Docs> não apenas armazena seus arquivos na nuvem, mas também transforma a forma como sua equipe interage com eles.
Os Pilares do <Docs>: Controle, Colaboração e Eficiência
- Localização e Acesso Inteligentes: A dificuldade em encontrar arquivos é um dos maiores gargalos de produtividade. Com o <Docs>, a busca por metadados ou até mesmo por palavras-chave dentro do conteúdo de documentos se torna rápida e precisa. Essa funcionalidade, nativa do SharePoint, economiza tempo e garante que as informações certas estejam sempre ao alcance da sua equipe, de qualquer dispositivo.
- Fluxos de Trabalho Automatizados (Power Automate): A aprovação de documentos, que muitas vezes é um processo manual e moroso, é completamente otimizada. O Power Automate permite a criação de fluxos personalizados que encaminham documentos para aprovação, notificam os responsáveis e publicam o conteúdo automaticamente, de acordo com a lógica de negócio definida. Essa automação reduz atrasos, elimina erros e garante a rastreabilidade do processo.
- Governança e Permissões de Acesso: Manter a segurança e a integridade dos dados é fundamental. O <Docs> permite a criação de perfis de acesso (Administradores, Colaboradores, Leitores) e a gestão de permissões através de grupos. Essa estrutura garante que apenas as pessoas autorizadas acessem, editem ou visualizem determinados arquivos, reforçando a governança e a conformidade.
- Colaboração Integrada com Microsoft 365: A solução integra-se perfeitamente com as ferramentas que sua equipe já utiliza, como Word, Excel e PowerPoint Online. Isso permite a coautoria em tempo real, eliminando a necessidade de várias versões de um mesmo arquivo e centralizando o trabalho em um único local seguro.
Na S4R Tecnologia, entendemos que a transição para a nuvem deve ser estratégica. Nossos especialistas em serviços de migração garantem que todos os seus arquivos, provenientes de diretórios físicos, sejam movidos de forma segura e eficiente para o ambiente do S4R Docs. O resultado é uma plataforma robusta, escalável e pronta para suportar o crescimento do seu negócio.
Fatos sobre o <Docs>
- Escalabilidade Comprovada: Suporte a mais de 30 milhões de arquivos por biblioteca e 400 mil versões por documento, garantindo que a plataforma cresça junto com a sua empresa.
- Adoção em Ascensão: Com 60% dos documentos já armazenados na nuvem e um crescimento anual de 20%, o mercado está se movendo para soluções como o <Docs>
O <Docs>não é apenas um repositório de arquivos; é a porta de entrada para um digital workplace mais eficaz, onde a tecnologia impulsiona a colaboração e a produtividade.
Quer elevar a gestão de documentos da sua empresa a um novo patamar?
Agende uma conversa com nossos especialistas e descubra como o <Docs> pode ser o próximo passo estratégico para a eficiência operacional do seu negócio.