A digitalização das operações empresariais tem mostrado que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tendência crescente que veio para ficar. Além de eliminar a dependência de papel, a GED tem se mostrado extremamente eficaz no aumento da produtividade dentro das empresas. 

Por que a GED é Essencial para a Produtividade Empresarial? 

Hoje em dia, as empresas buscam cada vez mais a gestão eletrônica de documentos para melhorar sua eficiência. No mundo dos negócios, ser produtivo é crucial, e a GED oferece exatamente essa vantagem. Com um sistema de GED, todas as informações da empresa ficam organizadas em um único local de fácil acesso, permitindo que os funcionários encontrem rapidamente o que precisam e retornem ao trabalho sem demora. 

Ao implementar um sistema de GED, as empresas notam um aumento significativo na produtividade e na eficiência. Isso ocorre porque a busca por documentos se torna mais rápida e o tempo gasto pelos funcionários na procura de informações específicas é drasticamente reduzido. 

A Importância da Gestão Correta de Documentos 

A correta gestão de documentos tem um impacto enorme na produtividade das empresas. Uma pesquisa global da International Data Corporation (IDC) com 1200 colaboradores revelou que a má gestão de documentos resulta em uma perda de produtividade de 19,5%. 

Outra pesquisa da PwC e do Radicati Group apontou que gestores perdem, em média, um mês por ano procurando informações armazenadas de forma inadequada. Além disso, profissionais gastam entre 5% a 15% do tempo lendo documentos, e esse número pode chegar a 50% se precisarem procurar por eles. 

Além disso, colaboradores perdem, em média, duas horas diárias procurando documentos perdidos, como contratos e notas fiscais. Estima-se que dois terços das informações guardadas pelas empresas estejam obsoletas e poderiam ser removidas. 

Benefícios da GED para sua Empresa 

A gestão de documentos está diretamente ligada à produtividade empresarial. Além de ser uma boa prática ambiental ao reduzir o uso de papel, a GED ajuda a evitar custos desnecessários e problemas de segurança da informação. 

Escolher um bom fornecedor de GED pode transformar radicalmente a maneira como sua empresa opera. A gestão eletrônica de documentos racionaliza custos, otimiza recursos e aumenta a produtividade, resultando em melhores resultados. 

Implementar a GED é um passo importante para qualquer empresa que busca eficiência e crescimento sustentado. Ao investir em ferramentas de GED, sua empresa estará melhor equipada para enfrentar os desafios do mercado moderno, mantendo-se competitiva e produtiva. 

Potencialize a Gestão de Documentos da Sua Empresa com <Docs> da S4R Tecnologia 

• Armazene, encontre, colabore e gerencie os arquivos da empresa: A nuvem está a um passo! Potencialize o SharePoint e gerencie seus documentos com versões, aprovações, permissões, recursos Office, e o melhor, sem se preocupar com infraestrutura. 

• A porta de entrada para o seu digital workplace: A ferramenta certa para dias úteis mais eficazes 

• Use os recursos do Microsoft 365: Use o que você já tem, solução desenvolvida com base no SharePoint Online e Power Automate. 

• Localize documentos de forma fácil: Encontre seus arquivos através de metadados ou até mesmo palavras contidas no conteúdo deles. 

• Fluxo para aprovação de documentos: Através do Power Automate seus documentos serão aprovados e publicados de acordo com sua lógica de negócio. 

• Perfis de acesso controlados: Administradores, colaboradores ou leitores. Gerencie as permissões através de grupos e hierarquia definidas no seu portal. 

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A falta de uma gestão eficiente pode resultar em perda de tempo, informações decentralizadas, atrasos em entregas, e muitos outros problemas.

Aqui vamos apresentar 5 dicas essenciais para melhorar gestão de ferramentas da sua empresa: 

1- Levantamento de Ferramentas

Faça um levantamento de todas as ferramentas que a sua empresa utiliza, identificando sistemas redundantes, desatualizados ou pouco utilizados. Isso ajudará a eliminar desperdício de recursos e a identificar pontos de melhorias. 

2- Promova a integração

Verifique se as ferramentas utilizadas são compatíveis e podem ser integradas umas com as outras, essa integração permite que as informações e dados sejam transmitidas de forma eficiente, evitado tarefas manuais e repetitivas. 

3- Padronização de ferramentas

Padronize os softwares da sua empresa! Isso simplificará o suporte, integração entre as equipes e facilita a colaboração. Um exemplo de padronização são os softwares da Microsoft, todas as ferramentas baseadas em um mesmo sistema!

4- Avalie o feedback da equipe

Ouça opiniões, sugestões e preocupações da sua equipe, isso pode ajudar a identificar problemas ou necessidades que podem ser abordados para a melhorar a gestão das ferramentas utilizadas na empresa. 

5- Conheça sempre as tendências tecnológicas

Esteja atento as últimas tendências e inovações em softwares, isso ajuda a identificar novas soluções, melhorando e eficiência e competitividade.  

Além dessas dicas, busque melhorar a gestão de softwares e ferramentas da sua empresa com o <Space>, um hub de colaboração baseado em Microsoft 365, onde se encontram softwares conhecidos da Microsoft tudo em um só lugar, facilitando o trabalho e aumentando a produtividade do seu time documentos de forma rápida e prática, compartilhar e colaborar com a sua equipe a partir do SharePoint. 

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Aqui vamos apresentar 5 dicas essenciais para melhorar a organização de documentos da sua empresa: 

1- Padronização de nomenclatura

Estabeleça um padrão para nomear os documentos, isso ajuda na rápida verificação do conteúdo do arquivo e evita confusões. Com informações relevantes como data, número de versão ou palavras-chave, para facilitar a pesquisa.

2- Digitalização de documentos físicos

A digitalização de documentos físico é uma ação muito importante para não haver perdas, rasuras ou alterações sem registo, além de reduzir o espaço físico e facilitar o acesso e compartilhamento de arquivos. 

3- Utilizar ferramentas de gerenciamento de documentos

Softwares de gerenciamento de documento com sistema de gestão eletrônica de documentos são ideais para a organização, com soluções que oferecem recursos avançados de pesquisa, controle de versão, permissões de acesso e colaboração em tempo real. 

4- Tenha um controle de versões dos documentos

Garante que as alterações feitas nos documentos sejam registradas, com um sistema de controle de versões, os registros dessas modificações são registrados de forma automática. Isso evita a perda de informações e facilita a recuperação de versões anteriores se preciso. 

5- Coloque seus arquivos em nuvem

Deixar seus arquivos em uma máquina pode ocasionar em perdas ou limitar o acesso a esses documentos, ao colocar seus documentos em nuvem é possível acessar a qualquer momento e em qualquer lugar, o compartilhamento entre a equipe é facilitado, a colaboração é em tempo real e o backup dos arquivos é automático.  

Além dessas dicas, busque melhorar a organização de documentos e colaboração da sua equipe com o <Docs>, a solução em armazenamento de arquivos, onde é possível manter uma organização, encontrar documentos de forma rápida e prática, compartilhar e colaborar com a sua equipe a partir do SharePoint. 

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