Não é novidade que o mercado está cada vez mais automatizado e tecnológico. No entanto, o salto que o mundo deu para dentro do virtual nos últimos meses foi maior do que poderíamos imaginar. Afinal, a pandemia da Covid-19 forçou as empresas a se transformarem digitalmente.

Adotar novas medidas de colaboração adequadas ao cenário que estamos vivendo, nesse sentido, é a maneira que as empresas estão encontrando para manter ou até aumentar a produtividade das suas equipes.

Entretanto, para que isso aconteça de forma eficiente, é importante agilizar os processos, bem como os procedimentos de todos os setores, incluindo o RH e gestão de pessoas da empresa.

Por isso, neste artigo, mostraremos como os formulários eletrônicos podem melhorar a gestão de pessoas e a experiência do colaborador.

Acompanhe todos os detalhes.

Do papel ao digital: a importância dos formulários eletrônicos na gestão de pessoas

Formulários são ferramentas fundamentais para a registro e transmissão de informações dentro do ambiente corporativo. Os formulários eletrônicos, portanto, substituem o uso do papel, capturando, validando e enviando dados de maneira mais eficiente e segura.

Definitivamente, a automação veio para nos trazer agilidade e eficiência na rotina de todos os procedimentos administrativos empresariais.

No setor de RH, inclusive, ferramentas tecnológicas são fortes aliadas, visto que trazem mais qualidade e precisão no controle e transmissão de informações sobre colaboradores.

Os formulários eletrônicos, nesse sentido, são alguns dos recursos utilizados por empresas que querem melhorar a gestão de pessoas.

Afinal, permitindo que os dados sejam capturados e processados eletronicamente, eles são fundamentais para aprimorar o relacionamento com os funcionários e automatizar os processos com segurança.

Por exemplo, o setor de Recursos Humanos utiliza formulários eletrônicos para as novas contratações. Assim, por meio de processos integrados, estabelecem as funcionalidades dos novos funcionários com facilidade.

Essa automação, por sua vez, cria uma ótima primeira impressão da sua empresa aumenta a satisfação desses colaboradores.

Isso porque, em vez de passar a maior parte do primeiro dia de trabalho preenchendo papéis, os novos contratados podem conhecer seus novos colegas de equipe e aprender sobre seu trabalho imediatamente.

Enfim, considere o uso de tecnologia no RH um investimento fundamental. A retenção eletrônica de documentos facilita a manutenção das informações não apenas nas contratações, mas em toda a gestão de pessoas.

Formulários eletrônicos, portanto, ajudarão a estabelecer um processo padrão e documentado para todos os funcionários.

Processos que podem ser automatizados através dos formulários eletrônicos

Dentro do setor de RH, há inúmeras etapas que se tornam simples e descomplicadas com a utilização dos formulários eletrônicos.

Abaixo veremos 3 delas que podem trazer muitos benefícios na maioria das empresas.

Contratação e desligamento

O processo de contratação e desligamento é inevitável para qualquer companhia. Sendo assim, o uso de formulários eletrônicos vai de encontro ao que sua empresa necessita.

Os dados são armazenados de forma segura, ou seja, você poderá realizar as contratações e demissões com rapidez e facilidade sem tomar tanto o seu tempo de todos do RH.

Onboarding de funcionários

Permita que seus funcionários sejam produtivos desde o primeiro momento, preparando-os para as atividades, reunindo os documentos administrativos necessários com facilidade e, fornecendo a eles os equipamentos, ferramentas e recursos necessários para cumprir as responsabilidades de seu papel da maneira mais eficiente possível.

Atualizações das informações

Outra experiência fantástica aliada aos formulários eletrônicos é o fato de poder atualizar as informações em um “estalar de dedos”. Ao invés de usar novamente papel e caneta, ou rasurar outro formulário de papel, você atualiza informações de forma célere e prática.

Benefícios dos formulários eletrônicos para as empresas

A utilização de formulários eletrônicos é um grande passo para a transformação digital nas empresas.

Eles permitem que as pessoas preencham o formulário digitalmente, e isso economiza tempo, dinheiro e aborrecimentos.

O processo funciona basicamente como um autoatendimento. Todo o processo de conclusão e preenchimento é autoexplicativo.

Além disso, os remetentes dos formulários podem receber feedback sobre alterações e envios em tempo real por meio de confirmação por e-mail.

Aumenta a produtividade

Formulários de papel são difíceis de encaminhar. Geralmente, eles precisam ser copiados ou digitalizados para que vários indivíduos, grupos e departamentos tenham acesso às suas informações.

Além disso, às vezes, os formulários podem ser perdidos ou são extraviados, o que impossibilita o compartilhamento oportuno.

Resumidamente, se as informações preenchidas são importantes o suficiente para estarem em um formulário, elas também precisam estar em um formato que permita o fácil compartilhamento com a capacidade de controlar o acesso e a segurança.

Redução de custos

A sustentabilidade promovida pela transformação digital também é evidente. Afinal, com documentos completamente digitais, há menos necessidade de utilizar recursos de papelaria.

Nesse contexto, a empresa passa a cortar alguns gastos relevantes para seu caixa. Veja alguns deles.

Além de todos os papéis, tintas e outros insumos fundamentais para trabalhar com materiais impressos, a manutenção do parque de impressão é outro investimento que pesa no bolso dos empresários.

Só que, com a utilização de formulários eletrônicos, felizmente esse tem sido um custo menos recorrente.

Proporciona confiabilidade das informações

É fácil cometer erros em um formulário preenchido a mão. Os formulários eletrônicos, nesse sentido, permitem a validação de dados para garantir que as informações capturadas estejam em um formato válido (por exemplo, informações de telefone e e-mail).

Os formulários eletrônicos também permitem formatação e cálculos automáticos, reduzindo ainda mais os erros.

Os campos preenchidos podem ser integrados aos bancos de dados atuais para sincronização, garantindo que os dados corretos vão para onde precisam ir e sejam sobrepostos em casos de atualizações.

Padroniza relatórios de desempenho

Outra vantagem dos formulários eletrônicos está na padronização dos relatórios de desempenho. E, se tem algo que vai agradar e facilitar o trabalho do RH, é a padronização desses relatórios.

É impressionante quanto tempo se perde analisando e inserindo informações em controle de pontos, férias e outros relatórios de desempenho. O uso da tecnologia para calcular e apresentar esses dados se torna essencial para a excelência deste setor.

Comece já a automatizar os processos de RH com formulários eletrônicos

Por fim, se você deseja iniciar o processo de automação nos procedimentos de RH, a S4R tem a solução ideal para sua empresa.

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