Empresas que ainda lidam com o processo de reembolso de despesas de forma manual enfrentam uma série de riscos e ineficiências que comprometem não apenas a saúde financeira da organização, mas também a produtividade das equipes. Segundo a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), até 5% da receita anual pode ser perdida por conta de fraudes e erros nesse processo.
Esse cenário é mais comum do que se imagina:
- Falhas na categorização de despesas
- Comprovantes inválidos sendo aprovados
- Processos de aprovação lentos e descentralizados
A boa notícia é que a tecnologia Low Code da Microsoft, em especial a Power Platform, oferece recursos poderosos para resolver esses problemas de forma definitiva.
Automatizando o reembolso: como Power Apps e Power Automate atuam em conjunto
Na prática, o fluxo automatizado desenvolvido pela S4R Tecnologia é simples, eficiente e totalmente adaptável à realidade de cada empresa. Ele se apoia nos seguintes pilares:
1. Interface intuitiva com Power Apps
Os colaboradores acessam um aplicativo desenvolvido com Power Apps, disponível no navegador ou celular, onde preenchem um formulário de solicitação de reembolso. Nele, podem informar:
- Tipo de despesa
- Valor
- Data
- Centro de custo
Além disso, o aplicativo permite tirar uma foto do comprovante diretamente pela câmera do celular ou fazer o upload do documento.
2. Armazenamento estruturado no SharePoint Online
Todas as solicitações são registradas automaticamente em uma lista do SharePoint, que serve como repositório central das informações. Isso facilita a auditoria e o controle interno, permitindo consultas rápidas e filtros personalizados.
3. Aprovação automatizada com Power Automate
Ao submeter a solicitação, um fluxo de aprovação é disparado automaticamente via Power Automate. O fluxo considera regras pré-configuradas, como:
- Aprovação automática para valores até um determinado limite
- Encaminhamento ao gestor responsável para aprovações superiores
- Notificações por e-mail e Teams durante todas as etapas
Além disso, o fluxo pode ser integrado com Microsoft Teams, Outlook e Planner, oferecendo visibilidade e organização ao time financeiro e aos aprovadores.
Resultados práticos para a gestão financeira
Ao automatizar esse processo com Power Platform, os resultados são perceptíveis logo nas primeiras semanas de uso:
- Redução drástica de erros manuais
- Processos mais rápidos e rastreáveis
- Maior conformidade com políticas internas
- Eliminação do uso de papel e ganho de tempo operacional
Com essa solução, o time financeiro ganha eficiência e segurança, enquanto os colaboradores têm uma experiência fluida e transparente ao solicitar reembolsos.
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