A gestão de despesas e reembolsos corporativos é um processo que consome tempo e recursos valiosos do departamento financeiro e de tecnologia. O uso de planilhas e processos manuais, além de ser ineficiente, aumenta o risco de erros, fraudes e, consequentemente, impacta a produtividade da equipe e a transparência financeira. Para líderes e gestores de TI, a otimização desses processos não é apenas uma questão de eficiência, mas de governança e segurança.
A S4R Tecnologia desenvolveu o <Reembolso>, uma solução completa construída sobre a Microsoft Power Platform para automatizar a gestão de despesas. O Reembolso digitaliza e centraliza todo o fluxo, desde a solicitação até a aprovação e o pagamento, transformando o que antes era uma tarefa burocrática em um processo ágil e controlado.
<Reembolso>: Mais que uma ferramenta, uma estratégia de eficiência e governança
A solução Reembolso utiliza a tecnologia low-code da Microsoft para entregar uma plataforma robusta e personalizável. As principais funcionalidades são:
- Digitalização e Automação com Power Apps e Power Automate: O front-end do Reembolso é construído em Power Apps, permitindo que os colaboradores registrem despesas e anexem comprovantes diretamente pelo smartphone, mesmo offline. Em seguida, o Power Automate entra em ação, orquestrando o fluxo de aprovação. O sistema envia notificações automáticas para os gestores, que podem aprovar ou rejeitar solicitações com poucos cliques. Essa automação elimina a necessidade de papéis, e-mails e planilhas, garantindo agilidade e rastreabilidade em todas as etapas.
- Transparência e Controle com Power BI: A visibilidade dos gastos é crucial para uma gestão eficaz. O Reembolso integra-se com o Power BI, criando dashboards em tempo real que fornecem uma visão macro e detalhada das despesas por colaborador, projeto ou departamento. Líderes de TI podem identificar padrões de gastos, gargalos no processo de aprovação e, principalmente, detectar anomalias ou potenciais fraudes com mais rapidez.
- Segurança e Governança com Microsoft 365: Todos os dados e comprovantes são armazenados de forma segura na intranet da empresa, utilizando os recursos de segurança do Microsoft 365. Isso garante que as informações estejam centralizadas e protegidas, em conformidade com as políticas internas. A rastreabilidade das movimentações e a comunicação direta entre a empresa e o colaborador eliminam ruídos e garantem a integridade do processo.
- Autonomia e Produtividade para a Equipe: Para os colaboradores, o Reembolso proporciona uma experiência simples e intuitiva. Eles podem solicitar adiantamentos, controlar o reembolso de quilometragem via GPS ou Google Maps e armazenar todos os comprovantes digitalmente, sem o risco de perder as “notinhas”. Isso aumenta a autonomia do colaborador e libera a equipe de tarefas operacionais, permitindo que se concentrem em atividades estratégicas.