Confira os passos para melhorar a gestão eletrônica de documentos (GED) da sua empresa!

Atualmente, com uma rotina cada vez mais complexa, as organizações precisam investir em estratégias que tragam otimização de processos, ganho de tempo, eficiência e produtividade.

Nesse contexto, a gestão eletrônica de documentos (GED) moderniza a manipulação de arquivos e dados, substituindo o papel por documentos assinados digitalmente, os quais são enviados por serviço postal armazenado em cloud.

Em linhas gerais, a GED é uma área da administração de empresas relacionada aos princípios de eficácia e economia na produção e utilização dos arquivos, que precisam estar acessíveis às pessoas certas, na hora exata e com a menor despesa possível.

Afinal, como implementar uma gestão eletrônica de documentos assertiva nos negócios?

Confira o nosso post, pois é justamente sobre isso que iremos falar!

GED: Gerenciamento de documentos eletrônicos

Em seu sentido mais amplo, o gerenciamento de documentos visa garantir o acesso pleno e facilitado aos mesmos, de forma a otimizar as tomadas diárias de decisões e monitorar questões relacionadas a direitos e deveres de uma empresa.

Na prática, os recursos tecnológicos de GED funcionam como um conjunto de módulos que ajudam no gerenciamento físico ou digital dos documentos de uma empresa.

Os documentos podem ser dos mais variados formatos, seja em imagem, som, planilhas eletrônicas ou arquivos de texto, por exemplo.

Entre os seus objetivos estão:

  • Controlar o fluxo de documentos;
  • Proporcionar redução de custos, assertividade e eficiência na gestão;
  • Agilizar os processos decisórios;
  • Organizar as atividades de avaliação, classificação, coleta, armazenamento e eliminação de documentos;
  • Aumentar a transparência das ações administrativas;
  • Auxiliar na preservação dos documentos, de forma a mantê-los sempre disponíveis quando necessário.

Passos para melhorar a gestão eletrônica de documentos

Um cenário comum entre todas as organizações é o aumento do volume de dados, informações e documentos com as quais precisam lidar diariamente.

Aquelas que querem mantê-los seguros e acessíveis, ao mesmo tempo em que obtêm um bom custo-benefício, precisam otimizar constantemente os seus processos. Tratando-se do GED, os passos mais importantes são:

Estabelecer uma estratégia organizacional

A gestão de documentos requer padronização e organização. Por isso, a primeira etapa deve ser a criação de pastas, listas e tabelas contendo os títulos de cada arquivo.

Além de dados como importância, validade e horário de armazenamento. Esses, juntos, funcionarão como a estratégia organizacional a ser seguida por todos os envolvidos.

Aposte em soluções que utilizem a computação em nuvem

Outra ação que favorece a gestão eletrônica de documentos é contar com uma plataforma na nuvem, a qual permita o armazenamento dos documentos. Bem como o acesso de qualquer lugar, ao mesmo tempo em que traz segurança.

Isso, inclusive, faz com que as organizações estejam em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que se evita vazamentos de dados pessoais e outras situações que podem trazer graves prejuízos.

Envolva sua equipe no processo de gestão documental

Um GED eficiente depende diretamente de ações adequadas dos responsáveis. Portanto, é imprescindível que as organizações envolvam os times, de modo com que organizem documentos para serem digitalizados em pastas ou contêineres, os quais devem ser recolhidos e direcionados ao setor de digitalização.

Defina regras de acesso

Manter os documentos seguros é essencial para uma empresa. Por isso, tão importante quanto investir em sistemas na nuvem, por exemplo, é estabelecer quem tem ou não direito de acessar determinado tipo de arquivo.

Ao contar com uma solução de GED, esse processo acontece com mais facilidade, pois os gestores podem definir senhas personalizadas para cada usuário, o que minimiza as chances de acessos indevidos.

Faça uso da assinatura eletrônica

Para aproveitar todas as vantagens da gestão eletrônica de documentos, as organizações devem fazer uso da assinatura eletrônica. Trata-se de um método para assinar documentos digitais ou identificar pessoas.

A mesma pode ser executada a partir de computadores, celulares e tablets, onde a integridade passa a ser garantida com os recursos das diferentes plataformas, como imagem, voz, senha, token, impressão digital, entre outros.

Contrate uma boa solução de GED

Certamente um dos passos mais importantes quando relacionado à otimização dos procedimentos de gestão de documentos é implementar uma solução eficiente de GED. Nesse contexto, é preciso que os gestores estejam atentos, pois com a evolução tecnológica, novos sistemas e plataformas vão surgindo, os quais oferecem funcionalidades diferenciadas, facilitando o dia a dia dos negócios.

Conheça o Docs: a solução GED que traz integridade para os seus documentos

A S4R disponibiliza entre os seus produtos o Docs, sistema de GED que facilita o dia a dia das empresas, reduz custos, agiliza processos e eleva a produtividade.

Entre os recursos da plataforma estão:

  • Armazenamento na nuvem;
  • Funcionalidade do Microsoft 365;
  • Localização de documentos e arquivos de forma fácil, se utilizando de metadados ou palavras contidas no conteúdo;
  • Fluxo para aprovação de documentos;
  • Perfis de acesso controlado.

Com o Docs, as empresas se conectam com os principais recursos do Office online, centralizando arquivos digitalizados, gerenciando, controlando, armazenando, pesquisando e acessando arquivos a partir de qualquer dispositivo.

Quer saber mais sobre o nosso sistema para a gestão eletrônica de documentos? Entre em contato com um de nossos especialistas!

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