Gestão de tempo

A gestão de tempo é o processo de planejamento e execução do controle sobre a quantidade de tempo gasto em cada atividade, aumentando a produtividade com mais eficiência.  

Quais são as vantagens da gestão de tempo?  

Gerir o tempo de forma correta resulta em diversos benefícios em nossa vida profissional, por exemplo, quando organizamos nossas atividades estamos definidos as metas e prioridades, o que tende a fluir de uma forma mais orgânica como:  

• Aumentar a produtividade;  
• Alcançar as metas mais rápido e com consistência;  
• Gerar resultados efetivos;  
• Concluir atividades que normalmente ficam incompletas;  

A gestão de tempo, além de necessária na vida profissional, também proporciona benefícios na vida pessoal, evitando problemas como estresse, irritabilidade, frustações e problemas psicológicos.   

Mas como colocamos a gestão de tempo em prática?  

Gerenciar o tempo não é uma tarefa tão difícil, mas é necessário ter disciplina para manter sempre organizado o fluxo de atividades até se transformar em uma rotina!  

O primeiro ponto é: Estabelecer prioridades!  

É comum em nosso dia a dia de trabalho ter muitas atividades, mas é necessário antes de criar um novo fluxo, parar e determinar quais são as tarefas que demandam mais urgências e quais podemos realizar depois. Uma maneira fácil, é classificar as atividades por categoria: baixa, média e alta prioridade.  

• Alta prioridade: são atividades que não podem ser adiadas de maneira nenhuma, precisam ser feitas o mais rápido possível.  

• Média prioridade: são atividades que podem esperar um tempo maior para serem feitas e não comprometem a execução das atividades de alta prioridade.  
• Baixa prioridade: são atividades que não têm urgência para serem realizadas, e podem ser deixadas para outro momento; 

Quando estabelecemos as prioridades, fica mais fácil de visualizar o fluxo das tarefas, esse panorama, permite um melhor gerenciamento das demandas, facilitando a organização e controle de cada atividade. 

Além da priorização, é muito importante estabelecer prazos para cada atividade. Não existe uma receita, pois varia de acordo com a rotina, a gestão e as necessidades do departamento de cada empresa.  

Utilize a tecnologia ao seu favor  

Hoje em dia existem diversas ferramentas que nos ajudam a gerenciar o tempo e as atividades. Aqui na S4R utilizamos o Microsoft Planner para organizar todo ciclo de vida de uma tarefa, desde a sua criação, até o encerramento, além de permitir a visualização de várias formas, por datas, Kanban e gráficos. 
   

Você configura o Microsoft Planner em poucos minutos, ele é fácil, intuitivo e permite integrações com outras ferramentas que potencializam a entrega dos resultados. Com ele você transforma as informações em status de exibição, onde quer que você esteja. 

Lembre-se:  

Para uma gestão de tempo eficaz, é necessário analisar o todo! Portanto segue mais algumas dicas:  

Fuja da procrastinação: Ela é um dos itens que mais afetam negativamente a produtividade e pode gerar um gasto desnecessário de tempo e energia. Procrastinamos as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas, mas a dica aqui é pensar sempre no porquê aquela determinada tarefa é importante e qual será seu resultado em curto, médio e longo prazo;  

Evite o estresse: O estresse ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de aguentar ou de dar conta; 

Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo: Sabemos que a maioria de nós, sente que fazer mil coisas ao mesmo tempo é sinônimo de conseguir cumprir o maior número possível de tarefas, mas a verdade é que quando focamos e concentramos em uma coisa de cada vez, produzimos com mais qualidade nossas atividades.

Ser multitarefas pode sabotar a produtividade. O que nos leva a próxima dica:  

Diga “não” - Aprenda a dizer “NÃO” no seu trabalho! Esse é o caminho para não se atolar em diversas tarefas. Não se deve aceitar algo que vai atrapalhar o andamento de suas outras prioridades;  

Conheça seus limites: Os limites físicos, devem ser conhecidos para estabelecer metas e objetivos.  

Faça pausas - Quando achar que está em um beco sem saída, ou quando olhar para as diversas abas abertas no seu computador e não saber mais onde clicar, permita-se uma pausa. Vá pegar um café, um copo de água, troque ideias com um colega ou escute uma música.  

A gestão do tempo é uma prática essencial para que você consiga melhorar sua performance profissional, com isso, você melhora os resultados de suas entregas e da empresa, e mantém uma rotina de trabalho muito mais agradável.  

E agora, está mais fácil para começar a gerenciar seu tempo?