A digitalização das operações empresariais tem mostrado que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tendência crescente que veio para ficar. Além de eliminar a dependência de papel, a GED tem se mostrado extremamente eficaz no aumento da produtividade dentro das empresas. 

Por que a GED é Essencial para a Produtividade Empresarial? 

Hoje em dia, as empresas buscam cada vez mais a gestão eletrônica de documentos para melhorar sua eficiência. No mundo dos negócios, ser produtivo é crucial, e a GED oferece exatamente essa vantagem. Com um sistema de GED, todas as informações da empresa ficam organizadas em um único local de fácil acesso, permitindo que os funcionários encontrem rapidamente o que precisam e retornem ao trabalho sem demora. 

Ao implementar um sistema de GED, as empresas notam um aumento significativo na produtividade e na eficiência. Isso ocorre porque a busca por documentos se torna mais rápida e o tempo gasto pelos funcionários na procura de informações específicas é drasticamente reduzido. 

A Importância da Gestão Correta de Documentos 

A correta gestão de documentos tem um impacto enorme na produtividade das empresas. Uma pesquisa global da International Data Corporation (IDC) com 1200 colaboradores revelou que a má gestão de documentos resulta em uma perda de produtividade de 19,5%. 

Outra pesquisa da PwC e do Radicati Group apontou que gestores perdem, em média, um mês por ano procurando informações armazenadas de forma inadequada. Além disso, profissionais gastam entre 5% a 15% do tempo lendo documentos, e esse número pode chegar a 50% se precisarem procurar por eles. 

Além disso, colaboradores perdem, em média, duas horas diárias procurando documentos perdidos, como contratos e notas fiscais. Estima-se que dois terços das informações guardadas pelas empresas estejam obsoletas e poderiam ser removidas. 

Benefícios da GED para sua Empresa 

A gestão de documentos está diretamente ligada à produtividade empresarial. Além de ser uma boa prática ambiental ao reduzir o uso de papel, a GED ajuda a evitar custos desnecessários e problemas de segurança da informação. 

Escolher um bom fornecedor de GED pode transformar radicalmente a maneira como sua empresa opera. A gestão eletrônica de documentos racionaliza custos, otimiza recursos e aumenta a produtividade, resultando em melhores resultados. 

Implementar a GED é um passo importante para qualquer empresa que busca eficiência e crescimento sustentado. Ao investir em ferramentas de GED, sua empresa estará melhor equipada para enfrentar os desafios do mercado moderno, mantendo-se competitiva e produtiva. 

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• Armazene, encontre, colabore e gerencie os arquivos da empresa: A nuvem está a um passo! Potencialize o SharePoint e gerencie seus documentos com versões, aprovações, permissões, recursos Office, e o melhor, sem se preocupar com infraestrutura. 

• A porta de entrada para o seu digital workplace: A ferramenta certa para dias úteis mais eficazes 

• Use os recursos do Microsoft 365: Use o que você já tem, solução desenvolvida com base no SharePoint Online e Power Automate. 

• Localize documentos de forma fácil: Encontre seus arquivos através de metadados ou até mesmo palavras contidas no conteúdo deles. 

• Fluxo para aprovação de documentos: Através do Power Automate seus documentos serão aprovados e publicados de acordo com sua lógica de negócio. 

• Perfis de acesso controlados: Administradores, colaboradores ou leitores. Gerencie as permissões através de grupos e hierarquia definidas no seu portal. 

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Nesse contexto, a gestão eletrônica de documentos (GED) moderniza a manipulação de arquivos e dados, substituindo o papel por documentos assinados digitalmente, os quais são enviados por serviço postal armazenado em cloud.

Em linhas gerais, a GED é uma área da administração de empresas relacionada aos princípios de eficácia e economia na produção e utilização dos arquivos, que precisam estar acessíveis às pessoas certas, na hora exata e com a menor despesa possível.

Afinal, como implementar uma gestão eletrônica de documentos assertiva nos negócios?

Confira o nosso post, pois é justamente sobre isso que iremos falar!

GED: Gerenciamento de documentos eletrônicos

Em seu sentido mais amplo, o gerenciamento de documentos visa garantir o acesso pleno e facilitado aos mesmos, de forma a otimizar as tomadas diárias de decisões e monitorar questões relacionadas a direitos e deveres de uma empresa.

Na prática, os recursos tecnológicos de GED funcionam como um conjunto de módulos que ajudam no gerenciamento físico ou digital dos documentos de uma empresa.

Os documentos podem ser dos mais variados formatos, seja em imagem, som, planilhas eletrônicas ou arquivos de texto, por exemplo.

Entre os seus objetivos estão:

• Controlar o fluxo de documentos;
• Proporcionar redução de custos, assertividade e eficiência na gestão;
• Agilizar os processos decisórios;
• Organizar as atividades de avaliação, classificação, coleta, armazenamento e eliminação de documentos;
• Aumentar a transparência das ações administrativas;
• Auxiliar na preservação dos documentos, de forma a mantê-los sempre disponíveis quando necessário.

Passos para melhorar a gestão eletrônica de documentos

Um cenário comum entre todas as organizações é o aumento do volume de dados, informações e documentos com as quais precisam lidar diariamente.

Aquelas que querem mantê-los seguros e acessíveis, ao mesmo tempo em que obtêm um bom custo-benefício, precisam otimizar constantemente os seus processos. Tratando-se do GED, os passos mais importantes são:

Estabelecer uma estratégia organizacional

A gestão de documentos requer padronização e organização. Por isso, a primeira etapa deve ser a criação de pastas, listas e tabelas contendo os títulos de cada arquivo.

Além de dados como importância, validade e horário de armazenamento. Esses, juntos, funcionarão como a estratégia organizacional a ser seguida por todos os envolvidos.

Aposte em soluções que utilizem a computação em nuvem

Outra ação que favorece a gestão eletrônica de documentos é contar com uma plataforma na nuvem, a qual permita o armazenamento dos documentos. Bem como o acesso de qualquer lugar, ao mesmo tempo em que traz segurança.

Isso, inclusive, faz com que as organizações estejam em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que se evita vazamentos de dados pessoais e outras situações que podem trazer graves prejuízos.

Envolva sua equipe no processo de gestão documental

Um GED eficiente depende diretamente de ações adequadas dos responsáveis. Portanto, é imprescindível que as organizações envolvam os times, de modo com que organizem documentos para serem digitalizados em pastas ou contêineres, os quais devem ser recolhidos e direcionados ao setor de digitalização.

Defina regras de acesso

Manter os documentos seguros é essencial para uma empresa. Por isso, tão importante quanto investir em sistemas na nuvem, por exemplo, é estabelecer quem tem ou não direito de acessar determinado tipo de arquivo.

Ao contar com uma solução de GED, esse processo acontece com mais facilidade, pois os gestores podem definir senhas personalizadas para cada usuário, o que minimiza as chances de acessos indevidos.

Faça uso da assinatura eletrônica

Para aproveitar todas as vantagens da gestão eletrônica de documentos, as organizações devem fazer uso da assinatura eletrônica. Trata-se de um método para assinar documentos digitais ou identificar pessoas.

A mesma pode ser executada a partir de computadores, celulares e tablets, onde a integridade passa a ser garantida com os recursos das diferentes plataformas, como imagem, voz, senha, token, impressão digital, entre outros.

Contrate uma boa solução de GED

Certamente um dos passos mais importantes quando relacionado à otimização dos procedimentos de gestão de documentos é implementar uma solução eficiente de GED. Nesse contexto, é preciso que os gestores estejam atentos, pois com a evolução tecnológica, novos sistemas e plataformas vão surgindo, os quais oferecem funcionalidades diferenciadas, facilitando o dia a dia dos negócios.

Conheça o Docs: a solução GED que traz integridade para os seus documentos

A S4R disponibiliza entre os seus produtos o Docs, sistema de GED que facilita o dia a dia das empresas, reduz custos, agiliza processos e eleva a produtividade.

Entre os recursos da plataforma estão:

• Armazenamento na nuvem;
• Funcionalidade do Microsoft 365;
• Localização de documentos e arquivos de forma fácil, se utilizando de metadados ou palavras contidas no conteúdo;
• Fluxo para aprovação de documentos;
• Perfis de acesso controlado.

Com o Docs, as empresas se conectam com os principais recursos do Office online, centralizando arquivos digitalizados, gerenciando, controlando, armazenando, pesquisando e acessando arquivos a partir de qualquer dispositivo.

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