Ainda assim, é natural se deparar com algumas dúvidas sobre o assunto. Afinal, com que profundidade você entende a cloud computing?

Criamos este guia completo para tirar eventuais dúvidas e esclarecer as principais características dessa tecnologia!

O que é cloud computing?

A computação em nuvem é a tecnologia que permite o uso remoto de recursos digitais por meio de uma conexão com a internet. Mais do que simplesmente acessar arquivos armazenados em um servidor cloud, ela coloca à disposição do usuário diferentes ferramentas e programas.

O conceito básico — e mais conhecido — é o do armazenamento remoto. Você salva um arquivo em um servidor externo e pode acessá-lo do próprio computador. O ponto é que houve uma grande evolução da conexão com a internet, sobretudo no que diz respeito à velocidade e à largura da banda.

Em uma perspectiva mais ampla, podemos executar diversas outras atividades por meio da cloud computing. O Google Docs (edição de textos), o Spotify (streaming de áudio) e a Netflix (streaming de vídeo) são três bons exemplos de serviços baseados na nuvem amplamente conhecidos.

As possibilidades vão além. Como detalharemos mais à frente neste guia, empresas podem hospedar praticamente sua infraestrutura inteira na nuvem, bastando ter dispositivos com acesso à internet para usar esses recursos.

É isso que permite o surgimento cada vez mais rápido e simplificado de startups inovadoras e serviços disruptivos.

A importância da cloud computing para o mercado atual

A dinâmica do mercado é cada vez mais acelerada. Isso é motivado, em parte, pelo próprio potencial da tecnologia. Afinal, quem investe em inovação pode oferecer serviços e produtos mais interessantes para conquistar os clientes.

O fato é que isso também torna a inovação uma necessidade, pois sem ela as empresas perdem espaço no mercado. Logo, a cloud computing deixou de ser apenas um diferencial e se tornou uma questão de sobrevivência para organizações dos mais variados setores.

Não faz sentido para uma pequena ou média empresa, por exemplo, investir em hardware para ter um servidor inteiro no seu prédio se ela pode armazenar seus dados na nuvem por um preço mais acessível.

A mesma lógica se aplica ao uso de softwares e outros recursos. Com a nuvem à disposição, as análises de investimento tendem a favorecer a contratação de um serviço em vez de comprar equipamentos, exceto em casos específicos.

Logo, a cloud computing se tornou uma das protagonistas da era da transformação digital. Não é à toa que, segundo a Gartner, cerca de 45% dos gastos de TI serão transferidos para a nuvem até 2024.

A tendência é que novas soluções continuem a ser desenvolvidas de maneira cada vez mais personalizada.  Assim, as empresas podem focar na estratégia de negócios e contar com o que há de melhor em tecnologia sem precisar implementar hardware e software internamente.

Os impactos disso, como mostraremos a seguir, são muito positivos.

Os 4 principais benefícios da cloud computing

A computação em nuvem gera vantagens em diferentes aspectos de um negócio. Para começar, temos a questão financeira.

1. Redução de custos e otimização do investimento

Investir em cloud computing permite que a empresa gaste menos com infraestrutura.

Não se trata apenas de reduzir o custo de aquisição de hardware e software, mas da própria instalação e manutenção desses ativos, que geram mais despesas.

A cloud é mais econômica, abrindo margem para que a empresa invista melhor seus recursos.

2. Economia de espaço

Graças à cloud computing, as empresas podem reduzir o espaço necessário para manter suas atividades.

Os servidores passam a ficar hospedados no provedor do serviço, o que abre margem para o próprio home office ou a descentralização das atividades. Em muitos casos, não é mais necessário reunir todos os funcionários em um único ambiente.

Vale destacar que isso também traz uma redução de custos com a manutenção predial e com o aluguel. Algumas empresas já operam até mesmo sem uma sede fixa, operando principalmente a partir de espaços de coworking e do home office.

3. Centralização de dados

Enquanto as equipes podem ficar mais livres e espalhadas, os dados são centralizados em um único ambiente — o que tende a ser mais seguro, estável e acessível.

Empresas com filiais espalhadas pelo país ou pelo mundo, por exemplo, podem integrar seus bancos de dados para facilitar o acesso e a própria gestão desses recursos.

4. Flexibilidade e escalabilidade

Uma empresa que usa com inteligência os recursos da cloud computing se torna mais flexível, podendo ampliar ou reduzir sua infraestrutura conforme sua demanda de trabalho.

Isso significa que os custos se ajustam conforme o uso, evitando o desperdício de recursos e dinheiro. Na prática, podemos responder com mais agilidade às demandas do mercado.

A infraestrutura pode ser escalada com mais facilidade e, consequentemente, isso ajuda a impulsionar o crescimento do negócio.

As funcionalidades da cloud computing

Como mencionamos no início do guia, a cloud computing vai além do armazenamento remoto de arquivos e dados. Entenda melhor como a nuvem funciona e que recursos ela tem a oferecer.

Software as a Service (SaaS)

Uma funcionalidade básica da cloud computing é o SaaS, que oferece o acesso a um software específico por meio da conexão com a internet. O Google Docs e o Google Sheets são bons exemplos de aplicações SaaS — ou seja, são editores (de texto e planilhas) similares aos que podemos instalar no computador, mas que funcionam na nuvem.

Platform as a Service (PaaS)

A Plataforma como um Serviço, ou PaaS, inclui um ambiente mais amplo, geralmente com um sistema operacional capaz de rodar diversas aplicações.

Outros recursos comuns no PaaS são o ambiente para execução de linguagem de programação (terminal), um servidor web, bancos de dados etc. A AWS Elastic Beanstalk, o Apache Stratus e o Google App Engine são três soluções PaaS muito utilizadas pelas empresas.

Infrastructure as a Service (IaaS)

A Infraestrutura como um Serviço, como o próprio nome sugere, traz ao usuário o acesso a todos os recursos do hardware em questão. Além de máquinas físicas, isso pode incluir máquinas virtuais, bibliotecas de imagem, firewall, endereços IP etc.

A Amazon EC2 e o Windows Azures são dois bons exemplos de IaaS.

Function as a Service (FaaS)

Outro serviço interessante é o FaaS, que provê um ambiente completo para o desenvolvimento de funcionalidades para aplicações. Seu diferencial é facilitar o trabalho do desenvolvedor ao fornecer um ambiente totalmente pronto, para que o usuário não tenha que criá-lo a partir do zero.

Container as a Service (CaaS)

O CaaS é um serviço de virtualização baseado em container. Um dos seus benefícios é a portabilidade de códigos. Em outras palavras, o CaaS oferece ambientes separados para o desenvolvimento e lançamento de aplicações em diferentes linguagens de programação.

Os diferentes tipos de cloud computing

As funcionalidades acima mostram o que sua empresa pode alcançar a partir dos serviços de cloud computing. Contudo, existem outros critérios que também precisam ser levados em consideração na hora da escolha.

Estamos falando do tipo de nuvem, algo que todo gestor ou profissional da TI deve conhecer. Confira quais são eles.

Cloud pública

A nuvem pública traz todo o conjunto de recursos que os usuários precisam em um ambiente que qualquer pessoa pode acessar. Isso não significa que outras pessoas terão acesso aos seus dados, mas o ambiente como um todo é particionado.

É de responsabilidade dos clientes enviar e gerenciar os arquivos. O provedor, por sua vez, faz a manutenção do sistema, além de cuidar da sua segurança e do gerenciamento dos recursos. O uso é simultâneo, mas separado. Por isso, a cloud pública tende a ser mais barata.

Cloud privada

Já o usuário de nuvem privada tem o domínio completo do ambiente em questão. Você pode gerenciar credenciais de acesso para colaboradores da empresa e outros usuários, mas o ambiente não será particionado para outras pessoas além dessas.

Um dos benefícios desse modelo é o nível de personalização que ele oferece. Todos os processos são direcionados para atender à sua demanda.

Isso significa uma garantia maior de desempenho e segurança, por exemplo — o que não significa que a nuvem pública é vulnerável. Essa questão depende mais da eficiência do provedor do serviço.

O ponto é que a cloud privada pode ser configurada de acordo com as preferências da sua empresa para entregar resultados melhores.

Cloud híbrida

A nuvem híbrida, como o próprio nome sugere, é uma combinação da nuvem privada com a pública. A vantagem é poder direcionar seus dados e aplicações para cada um dos ambientes de acordo com sua necessidade.

Trata-se de uma alternativa interessante para quem quer manter dados sensíveis em um ambiente privado e reduzir custos com os outros recursos.

Cloud comunitária

O modelo de comunidade também é uma espécie de combinação da nuvem pública com a privada. A diferença é que essa cloud é formada por um grupo de usuários com interesses comuns.

Em geral, é uma estratégia adotada por um conjunto de empresas que quer reduzir custos e, ao mesmo tempo, ter os benefícios de uma nuvem privada.

Algumas utilidades da cloud computing

A nuvem alcançou um nível tão alto de popularidade que você pode estar usando uma aplicação cloud neste exato momento sem perceber. Seja para ouvir músicas, seja para acessar o app do banco, seja para comprar um livro, a cloud está em praticamente todo lugar.

Se quer ter uma noção mais ampla do potencial dessa tecnologia, confira alguns exemplos de atividades que podem ser realizadas com o apoio da nuvem:

• Criar aplicações (de uso local ou na própria nuvem);
• Testar e criar aplicativos (PC ou mobile);
• Armazenar dados (em servidor tradicional ou backup);
• Analisar grandes conjuntos de dados (Big Data);
• Transmitir áudio e vídeo;
• Usar aplicações com Inteligência Artificial (IA);
• Hospedar um software para oferecer como SaaS aos seus clientes;
• Rodar e gerenciar um e-commerce (loja virtual);
• Compartilhar e transferir arquivos.

A lista pode se estender ainda mais. Por isso, uma dica importante é se manter atualizado em relação às novas formas de usar a cloud computing a seu favor.

Os serviços à disposição no mercado

Existem diversos serviços de nuvem na internet, o que pode gerar uma dúvida: afinal, como escolher o melhor para a minha empresa e o mais confiável? Algumas dicas podem ajudar, a começar pela identificação das demandas da sua empresa.

É importante estudar o mercado e entender como a nuvem pode ajudar sua organização a ser mais eficiente e ganhar clientes. A partir disso, você pode buscar fornecedores de acordo com a funcionalidade (IaaS, SaaS, PaaS etc.) e o tipo de nuvem (pública, privada, híbrida ou comunitária) que você precisa.

O próximo passo é buscar uma empresa confiável e de boa reputação no mercado. A Microsoft é um bom exemplo disso. Um dos seus serviços de nuvem é o Office 365, que oferece um ecossistema completo com diversas soluções para suas equipes, além da qualidade e confiabilidade que só a Microsoft tem para oferecer.

Vale destacar que todo esse processo pode ser mais fácil se você tem o suporte de especialistas. A S4R, por exemplo, é fornecedora de serviços cloud Microsoft e referência em consultoria especializada para automatização de processos, softwares e serviços de tecnologia.

Com essa expertise trabalhando a seu favor, você identifica as oportunidades de modernização e insere a cloud computing de maneira estratégica na sua empresa. Vale a pena otimizar esse processo e fazer da nuvem um diferencial competitivo.

Quer entender melhor como isso pode ser feito no ambiente específico da sua empresa? Então, entre em contato com a S4R e fale com quem é especialista no assunto!

Diversas são as empresas que ainda não apostam na computação em nuvem por conta da segurança. O que elas não sabem, porém, é que esse tipo de estratégia é mais seguro que o convencional.

Dessa forma, atualizar a organização para essa nova ferramenta é a maneira ideal de proteger seus dados e informações. O que precisa ser entendido, afinal, é que há problemas tanto no ambiente digital quanto no físico.

No caso do armazenamento, entretanto, há menos riscos quando se opta pelo cloud computing. Os mecanismos de proteção que essa tecnologia oferece são mais eficientes e garantem a integridade de suas aplicações.

Para comprovar tudo isso, você encontrará abaixo 8 motivos pelos quais a segurança na nuvem é maior. Além disso, poderá descobrir como aumentar ainda mais essa proteção e utilizar ferramentas para auxiliá-lo.

Motivos que comprovam a segurança na nuvem

Muito provavelmente, essa é a primeira pergunta que o departamento recebe quando sugere a utilização do cloud computing. Afinal, qual é a segurança na nuvem?

Para te auxiliar nesse momento, confira abaixo 8 razões pelas quais é possível não somente confiar nessa ferramenta, mas também adotá-la imediatamente.

1. Controle de acesso;
2. Criptografia;
3. Compliance e regulamentação;
4. Otimização de equipamentos;
5. Contratos de segurança;
6. Múltiplos servidores;
7. Liberdade e portabilidade;
8. Políticas corporativas.

1- Controle de acesso

Assim que uma companhia migra seus documentos para um servidor em nuvem, sua segurança é garantida pelo controle de acesso. Aqui, são diversas as formas de executar essa função, podendo ser por login e senha, token ou até identificação biométrica.

Todas essas tecnologias podem ser utilizadas para garantir que somente pessoas autorizadas consigam entrar. Além disso, é possível classificar os próprios arquivos por nível de importância.

Dessa forma, apenas alguns colaboradores podem ter acesso a eles. Essas permissões podem ser liberadas pelos gestores ou mesmo pelo departamento de TI, tornando o projeto ainda mais eficiente. De qualquer forma, invadir o sistema se torna uma tarefa muito mais complicada.

2- Criptografia

Este é um termo bastante presente atualmente, especialmente quando se fala de dados e arquivos. Basicamente, a criptografia é uma maneira de codificar as informações, de modo que, mesmo que acessadas, não possam ser decifradas. Hoje, essa tecnologia é utilizada em diversos locais, de aplicativos de bancos a meios de comunicação mundiais.

Para garantir a segurança na nuvem de sua organização, ela é diretamente acionada em cada um dos arquivos. Dessa forma, todos os dados da empresa e seus clientes ficam codificados e impossibilitados de serem lidos.

Isso representa, na prática, que mesmo que haja uma invasão, os documentos e informações permanecerão intactos e sem possibilidade de serem desvendados.

3- Compliance e regulamentação

Ao contratar um serviço de computação em nuvem, é preciso primeiro verificar qual é o seu fornecedor. As empresas que fornecem essa ferramenta são, em geral, honestas e seguem rigorosamente a regulamentação.

Dessa forma, elas estão em total compliance não somente com a lei, mas também com outros órgãos regulamentadores, como a ISO. Assim, ainda que você tenha total autonomia para movimentar e editar seus dados, é função do fornecedor garantir a segurança na nuvem.

Diversos são os métodos que eles utilizam para comprovar essa proteção à sua organização e sua informação. Sendo assim, ao optar por uma empresa idônea, as chances de haver qualquer tipo de vazamento ao ataque se tornam bem menores.

4- Otimização de equipamentos

Por conta do alto investimento, é comum que empresas optem por manter equipamentos antigos em funcionamento. Em especial, isso ocorre em momentos em que há pouca demanda por esse tipo de serviço.

Na rotina da companhia, pode não interferir em nada, mas em sua segurança esse é um ponto de suma importância, especialmente nos dias de hoje. Com isso, contar com o cloud computing faz com que todo esse investimento seja de responsabilidade de seu fornecedor.

Por ter esse como seu core business, é natural que ele faça todo o possível para ter sempre os melhores equipamentos à disposição. Essa otimização representa modernidade e atualização de aparelhos e softwares, que cada vez mais apresentam níveis mais altos de proteção.

5- Contratos de segurança

Obviamente, antes de assinar qualquer contrato, ele deverá passar pelo departamento jurídico de sua companhia, correto? Pois bem, é nesse exato momento que o setor deve se unir ao de TI para compreenderem, juntos, cada ponto do documento.

Em caso de dúvidas ou sugestões, é imprescindível que as áreas as coloquem no arquivo e devolvam ao fornecedor. Essa é mais uma garantia de segurança na nuvem, visto que você pode se proteger em caso de qualquer contravenção.

Sendo assim, aqui é possível estipular multas ou outras punições e pagamentos se ocorrer algo que fuja do que se considera ideal. Além disso, esse é o tipo de ponto que não pode ser feito junto a servidores físicos, já que eles ficam sob tutela da própria empresa.

6- Múltiplos servidores

Partindo para a parte mais técnica dessa ideia, é possível dizer que existe mais segurança na nuvem por conta de seu processo de armazenamento. Em geral, os arquivos ficam separados em diversos servidores, que podem estar nos mais diferentes locais.

Cada parte desses dados é direcionada a um ponto, tornando mais complicada encontrá-las por completo. Mais do que isso, essa divisão representa uma proteção por garantir que, muito dificilmente, a informação seja encontrada inteira.

Mesmo que haja uma invasão ou um vazamento, apenas parte dos dados será afetada. Com isso, é possível recuperá-las por completo, já que, ainda que separadas, elas estão todas guardadas em mais de um diretório.

7- Liberdade e portabilidade

Pode ser que, mesmo com todos os fatores destacados acima, seu gestor não se sinta seguro. Na cabeça dele, pode parecer que, de alguma forma, a empresa ficará refém deste fornecedor, visto que todas suas informações estarão com ele.

Em primeiro lugar, é preciso destacar que esse não é o caso, já que os dados são de propriedade da companhia e o terceiro não poderá acessá-los ou modificá-los.

Além disso, faz-se necessário explicar que, em caso de não haver confiança com seu fornecedor, você pode pedir portabilidade. Essa liberdade é garantida a todos os clientes, e torna simples o processo de transferir seus dados a outro servidor.

Para isso, há inclusive ferramentas que automatizam essa mudança, sem se fazer necessário realizá-la de forma manual.

8- Políticas corporativas

Por fim, um ponto de grande destaque dentro deste contexto é a própria política interna da companhia. Esse é um dos fatores que mais garantem segurança na nuvem e pode ser feito internamente, sem o auxílio externo.

Para isso, basta manter suas políticas atualizadas às novas realidades e tecnologias. Com isso feito, dificilmente você terá problemas. Se possui dúvidas de como adaptar esse manual para sua equipe, o ideal é buscar por formas de proteger seus dados.

São diversas as indicações simples e corriqueiras que podem ser feitas aqui. E, se realizadas de maneiras correta e por toda a organização, as chances de ocorrer um ataque ou vazamento se tornam infinitamente menores. Para saber mais, confira abaixo algumas dessas dicas.

Como garantir a segurança da nuvem? 

Seguindo o que foi dito logo acima, é possível explicar aos executivos de sua companhia que garantir a segurança na nuvem é função de todos. Dessa forma, não somente a ferramenta utilizada é essencial, mas também a forma como a equipe a utiliza.

Para comprovar essa eficiência então, nada melhor do que analisar dicas para aumentar sua proteção.

Softwares confiáveis

O primeiro ponto a informar seus colaboradores diz respeito à utilização de softwares confiáveis no ambiente de trabalho. Grande parte dos ataques desse tipo, afinal, se utiliza desses programas para infectar o computador do usuário.

Dessa forma, informar a equipe sobre eles é de suma importância. Além destes, faz-se necessário realizar treinamentos sobre boas maneiras dentro do mundo online.

A abertura de e-mails e links suspeitos é outra forma de prejudicar a segurança na nuvem. Sendo assim, com esse simples tutorial se faz possível diminuir drasticamente os vazamentos.

Privacidade e cuidado

Outro fator bastante comum a ocorrer dentro de grandes companhias é o compartilhamento de dados. Nesse caso, há duas preocupações vitais a serem informadas ao grupo.

A primeira diz respeito à privacidade das informações da organização e dos riscos ao dividir tal material com familiares ou conhecidos. Além disso, é preciso focar nas novas legislações vigentes no Brasil e em todo o mundo.

Aqui, há a LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados —, cujo objetivo é controlar a forma como empresas captam, armazenam e utilizam esses dados. Com isso, qualquer ponto divergente, além de trazer riscos, pode culminar em multas pesadas à companhia.

Disaster Recovery

Ainda que não conhecido por boa pare dos profissionais, o Disaster Recovery é um ponto de destaque nessa discussão. Basicamente, é um conjunto de medidas, políticas e procedimentos que visa recuperar dados em caso de desastres.

Estes podem ser causados por ataques, erros humanos ou mesmo desastres naturais, como terremotos, enchentes ou furacões.

Independentemente da situação, este é um plano, geralmente criado pelo departamento de TI, para mitigar os efeitos causados. Assim, tem como objetivo evitar que qualquer organização perca todos seus dados e informações caso ocorra algum dos eventos citados acima.

Monitoramento constante

Para finalizar as dicas que garantem a segurança na nuvem, há a mais utilizada e simples de todas. O monitoramento dentro de qualquer ambiente, seja ele on ou offline, precisa ser contínuo.

Tanto nos aparelhos quanto nos softwares e funcionários, se faz preciso entender o que ocorre a cada segundo. Especialmente em um mundo tão conectado e rápido como o atual.

Há diversas maneiras de se realizar essa tarefa, cabendo à diretoria e ao setor de TI definir o melhor para sua situação. Em geral, são utilizadas ferramentas que possibilitem esse acompanhamento constante, o que garante que, em caso de problemas, a resposta seja ágil, certeira e efetiva.

SharePoint: gestão eficiente da segurança na nuvem

Na hora de escolher por um serviço de computação em nuvem e focar na segurança de seu negócio, nada melhor do que optar pela mais respeitada empresa do mercado. Assim, a Microsoft traz aos seus clientes o SharePoint, seu servidor em nuvem, desenvolvido considerando as problemáticas das companhias atuais.

Atuando juntamente a outras ferramentas do pacote Office 365, ele consegue se linkar facilmente com programas como Word, PowerPoint e Excel. Além disso, é um serviço semelhante ao OneDrive, o programa similar já disponível no Office a qualquer consumidor.

Para garantir sua segurança na nuvem, o SharePoint utiliza de diversas estratégias, as quais pode conferir abaixo:

• Proteção em repouso;
• Proteção física e de rede;
• Segurança do aplicativo;
• Proteção de conteúdo.

Mais do que isso, a solução oferece as mais diversas ferramentas para que sua equipe apresente os melhores resultados. Não à toa, mais de 200 mil organizações ao redor do globo utilizam a plataforma.

O motivo para isso, sem dúvida, é a confiança que a marca transmite e suas incríveis funcionalidades, como:

• Microsoft SharePoint Tech Community;
• Nuvem Híbrida do Office;
• Biblioteca de Produtividade do FastTrack;
• Recursos de Desenvolvedor do SharePoint;
• UserVoice do SharePoint;
• Treinamento do SharePoint.

Opte pelo SharePoint para garantir sua segurança na nuvem!

Com certeza, a segurança na nuvem é uma das preocupações mais comuns atualmente. Isso não quer dizer, entretanto, que haja motivos para se incomodar com o assunto, como foi possível perceber acima. Além de apresentar diversos fatores que garantem a proteção de sua empresa, há também inúmeras formas de diminuir ainda mais esse risco.

Uma delas, obviamente, é contar com programas e fornecedores confiáveis e que garantam sua segurança. Para isso, investir em soluções da Microsoft é um passo indicado para não ter dores de cabeça no futuro. A gigante americana é mundialmente respeitada e oferece serviços utilizados por todos diariamente.

O programa é disponibilizado pela S4R, cujo time é responsável pela instalação e configuração do produto. São especialistas que estarão sempre a sua disposição para qualquer nova situação que possa surgir.

Assim, você poderá dormir tranquilo sabendo que seus dados estarão seguros e, mesmo que ocorra algo, você estará nas mãos de pessoas altamente capacitadas e à sua disposição.

Ficou interessado? Entre em contato com um de nossos especialistas e conheça mais sobre os serviços e produtos da Microsoft.

Sozinha, a plataforma SharePoint, parte da suíte de soluções Microsoft 365, já é revolucionária. Com um canal de comunicação, sua empresa ganha outras camadas de vantagens — uma verdadeira experiência única de intranet.

Então, que tal conhecer um pouco mais sobre o SharePoint e como a solução Portal pode melhorar, facilitar e potencializar o seu uso na sua organização?

Siga a leitura e aprenda mais!

SharePoint: o que é?

O SharePoint facilita a integração de informações e centraliza a comunicação, sendo uma solução ideal para tempos em que o trabalho remoto é mais do que uma tendência, mas uma necessidade. Dessa forma, trata-se de uma solução tecnológica que permite que as empresas centralizem, compartilhem, editem e gerenciem conteúdo.

Ou seja, um digital workplace perfeito! Quer conhecer mais sobre essa ferramenta? Confira nosso artigo sobre os benefícios de utilizar a sua intranet em Sharepoint.

Conheça o S4R Portal: a sua solução para uma comunicação unificada! 

O Portal é o primeiro e definitivo passo em direção ao digital workplace eficiente. A solução, desenvolvida pela S4R, empresa parceira da Microsoft, potencializa o uso da intranet SharePoint online, através da infraestrutura presente no Microsoft 365.

Assim, a solução eleva o nível de colaboração, personalização e acessibilidade. Essa intranet é mais do que uma ferramenta, mas uma estrutura totalmente nativa. Ao utilizá-la, você disponibiliza a intranet diretamente em seu ambiente – e não em ambientes de terceiros – o que lhe dá mais poder de gestão.

Sendo assim, controle é a palavra-chave. Com essa ferramenta, você pode personalizar toda sua intranet com a identidade da sua marca ou dos projetos. São mais de 41 elementos prontos para você criar soluções próprias, sob medida, que vão lhe ajudar a resolver seus problemas e aproveitar melhor os dados e processos!

Então, que tal conhecer os principais benefícios da solução e entender como ela pode se adequar e agregar valor ao seu negócio?

As principais funcionalidades e benefícios do Portal 

Conheça os benefícios e funcionalidades e saiba como a solução se encaixa no seu negócio!

Intranet

Com o Portal você poderá criar uma rede privada, inteiramente dedicada à sua organização. Dessa maneira, a ferramenta também pode gerenciar todos os processos e projetos dos departamentos

Sua empresa é micro ou uma enterprise distribuída em vários lugares do mundo? Não importa! A solução proporciona uma experiência completa de intranet, integrando todos os stakeholders da empresa, de projetos até fluxos de trabalho!

Automação de processos

A automação de processos é completamente plausível com uma intranet. A solução permite que a sua empresa automatize os mais variados fluxos de trabalho dentro da organização!

Assim, você perceberá como os seus processos serão agilizados! Evitando os antigos entraves por falta de informações ou de comunicação entre os setores.

Criação de sites estruturados

Saia do comum com a criação de sites estruturados, com funcionalidades e recursos únicos. Com essa ferramenta, você poderá personalizar esse processo para atender as reais necessidades da sua empresa!

Ademais, você terá a sua disposição mais de 41 WebParts, que juntas criam possibilidades infinitas de desenvolvimento. As WebParts são as soluções que auxiliam na criação de páginas inteiramente customizadas.

Redução de custos com desenvolvimento

A S4R oferece a customização da sua intranet de acordo com as carências específicas da sua empresa. Com isso, é possível observar a economia de 80% no desenvolvimento dessas personalizações em SharePoint!

Além disso, também é viável o desenvolvimento de customizações de aplicações que integrem com o seu sistema.

Comunicação Unificada

A ferramenta perfeita para aplicar o conceito de comunicação unificada dentro da sua empresa. Isso porque, ele é uma plataforma personalizada que integra e gerencia as informações da sua intranet.

Ou seja, todos os departamentos da empresa têm acesso a essas informações de forma presencial ou remota. Em outras palavras, a ferramenta permite ações que irão otimizar os processos da companhia, como por exemplo, a realização do modelo de Onboarding digital para novos colaboradores.

Dessa maneira, todo o processo ficará gravado dentro da ferramenta e seus colaboradores poderão acessá-la quando quiserem. Assim, é possível aplicar a automação e digitalização de tarefas como o Onboarding através da tecnologia.  

Aproxima a sua equipe!

O desafio de motivar equipes durante o período de Home Office é muito comum entre as organizações. Logo, apostar em uma ferramenta que permita a desburocratização dos processos internos é a melhor opção para motivar e melhorar os níveis de produtividade de seus colaboradores.

Isso porque, a possibilidade de integrar todas as informações da empresa entre todos os seus departamentos é uma oportunidade para que sua equipe se sinta mais empoderada e com autonomia para resolver qualquer situação.

Dessa forma, é viável uma maior engajamento entre todas as equipes, uma vez que a solução para qualquer problema está a um clique de distância!

Segurança da informação

Através da intranet, a sua empresa investirá em um sistema integrado de comunicação que permite que todos os gestores tenham controle sobre as informações trocadas entre os times.

Além do mais, todos os processos relacionados a arquivamento e backups são realizados diariamente através do cloud computing. Sendo assim, a solução garante a segurança total das informações da sua empresa!

Configuração e Instalação 

Não se preocupe com nenhum processo de implantação e configuração da intranet ao seu SharePoint: a S4R prepara tudo para que sua empresa comece 100% produtiva no primeiro dia de uso!

A ferramenta possui um prazo de implementação de 10 dias úteis! Além disso, a execução é feita de maneira 100% online. Sua manutenção também possui um processo simplificado e de baixo custo!

É possível também solicitar o período de trial da ferramenta que é implantado dentro de 16h/24h!

Tenha uma colaboração rápida e simples com o S4R Portal!

Ademais, o Portal é um dos braços do Space, uma união de produtos incríveis para otimizar os processos da sua empresa.

A ferramenta também integra com as soluções DOCS, nosso gerenciador de documentos, e com o TEAMS, o hub de comunicação da Microsoft.

Muito mais que isso, sendo um SharePoint personalizado, a solução também  permite a centralização de informação entre as ferramentas. Ou seja, é como possuir uma intranet customizada dentro do seu Teams.

Permitindo que todos os documentos e informações relevantes da empresa sejam acessados por seus funcionários através de uma única ferramenta!

E então, que tal experimentar o Portal em sua empresa e ver a diferença que uma intranet completa pode fazer na rotina produtiva do seu negócio?

Solicite sua demonstração agora mesmo!

Felizmente, no mercado, existem diversas ferramentas disponíveis que facilitam esse controle e tornam a gestão de metas muito mais prática e eficiente.

O gerenciamento de metas é uma prática indispensável para o desenvolvimento da sua empresa. Neste artigo, portanto, iremos mostrar como sua empresa pode otimizar essa tarefa a partir da automação.

Qual a importância das metas dentro do ambiente corporativo?

Definir metas deve fazer parte do planejamento de qualquer negócio. No entanto, para que os resultados sejam alcançados, também é necessário estabelecer de que forma as atingir.

Na verdade, esse é um passo fundamental para o sucesso.

Não à toa, os objetivos de uma companhia precisam estar bem estruturados para que seja possível mensurar o desempenho e a produtividade dos times. Uma vez definidas as métricas, fica mais fácil compreender se os esforços estão sendo efetivos para alcançar os resultados propostos.

Resumidamente, além de estabelecer objetivos, é essencial que a empresa tenha um método de gestão eficiente. O gerenciamento de metas de metas é a visão que as empresas devem ter para acompanhar e fazer ajustes nas ações executadas por suas equipes.

Confira abaixo como fazer uma gestão de metas eficientes.

Como implementar a gestão de metas na sua empresa?

A gestão de metas é uma metodologia aplicada ao negócio que visa administrar todos recursos disponíveis em uma empresa a fim de alcançar os resultados propostos em um planejamento.

Ou seja, somente definir os objetivos de uma empresa não é o suficiente. Também é necessário entender onde destinar equipes, recursos financeiros e o tempo disponível para cada tarefa.

A gestão, por sua vez, antes da execução e monitoramento, depende de um planejamento. A partir dele, será possível identificar um ponto de partida baseado nas necessidades e expectativas da empresa.

Veja mais sobre cada etapa responsável pela implementação dessa metodologia nas organizações.

Planejamento

O planejamento é a primeira fase de uma gestão de metas eficiente, por isso é fundamental ter cuidado para não criar objetivos irreais. As metas não devem ser definidas com base em achismos, mas levando em consideração indicadores de desempenho das equipes.

A definição de uma meta deve passar pelas informações atuais de produtividade e eficiência de uma empresa. O histórico dos últimos anos, sazonalidade e dados da concorrência devem ser levados em conta.

Além disso, por estarem inseridas em um mercado volátil, as empresas precisam que seus planos sejam menos sistemáticos.

A rigidez das antigas metodologias de planejamento não funciona mais. Hoje, com a transformação digital, a evolução nos processos é prioridade, por isso as metas das empresas também precisam ser flexíveis.

Na prática, você precisa tornar suas metas temporais e transparentes, visto que, diante de tantas mudanças, todos devem estar alinhados e prontos para fazer melhorias e adaptações no curto prazo. 

Implantação

Na implantação, as ações começam a ser realizadas para que o planejamento seja cumprido. É fundamental que os gestores reúnam suas equipes e as comuniquem sobre as decisões tomadas com a finalidade de atingir metas.

Também é necessário garantir que todos os colaboradores estejam cientes da importância das metas e se comprometam a fazer sua parte para que os resultados sejam alcançados.

Por fim, da mesma forma que o comprometimento é cobrado, recompensas para os times que cumprem seus objetivos surgem como uma motivação a mais para estimular o desenvolvimento da companhia.

Os sistemas de gestão de metas, diante desse cenário, são indispensáveis. Eles fornecem dados seguros e em tempo real para melhorar a comunicação entre líderes e colaboradores, bem como gerenciar equipes como um todo.

Acompanhamento

Sempre deve-se considerar os riscos do planejamento não ser tão efetivo como esperado. Por isso, o acompanhamento do desempenho de todos é crucial para alinhar novas ações aos objetivos.

Verificar o andamento dos processos, receber e dar feedbacks com base em dados é o papel de todo o gestor. Dessa forma ele poderá fazer mudanças no planejamento para que as ações passem a ser mais eficazes.

Por que adotar uma gestão de metas automatizadas?

Para que a gestão de metas seja o mais transparente possível e o acompanhamento seja feito em tempo real, o mais indicado é ter uma ferramenta que automatize todo o processo.

Através dessas ferramentas, o gerenciamento das metas fica cada vez mais fácil e tarefas como: acompanhar as ações, resultados e a operação se tornam muito mais ágeis e eficientes.

Com eles também é possível ter acesso a recursos visuais que aumentam a compreensão dos dados dos colaboradores. No geral, esses sistemas são intuitivos e facilitam o registro de conversas, entregas e outras questões relacionadas à produtividade.

Assim os gestores ganham agilidade para fazer alinhamentos entre as áreas, avaliar desempenho, melhorar a comunicação e gerar mais comprometimento entre as equipes.

Invista em um sistema de gestão de metas para controle a produtividade das suas equipes

Empresas que monitoram de perto o andamento das atividades de cada equipe conseguem obter resultados com mais agilidade e eficiência. Não à toa, os sistemas de gestão de metas têm uma importância indiscutível dentro das empresas.

Contudo, cabe aos líderes escolherem o software que torne esse processo de monitoramento mais visual e intuitivo.

No mercado, produtos Microsoft 365 são algumas das ferramentas mais visadas por gestores que visam flexibilidade e ótimas experiências.

O SharePoint, por exemplo, permite gerenciar documentos de qualquer lugar, controlar a restrição de usuários, implementar sistemas e fazer toda a gestão de pessoas e produtividade.

As soluções Power Plataform (Apps, Automate e BI), por sua vez, contribuem permitindo a criação de aplicativos e fornecendo relatórios em tempo real para que empresas tenham cada vez mais processos automatizados e gestores tomem melhores decisões.

A S4R é uma empresa especializada em implantação de soluções da Microsoft. Nossos profissionais são consultores que ajudam seu negócio a alcançar objetivos e melhorar a produtividade através da personalização e gerenciamento de ferramentas de gestão.

Nossas ações são focadas em utilizar ferramentas para otimizar processos de colaboração e aumentar a produtividade nas empresas.

Entre em contato conosco e implante sistemas de gestão de metas na sua empresa. 

Adotar novas medidas de colaboração adequadas ao cenário que estamos vivendo, nesse sentido, é a maneira que as empresas estão encontrando para manter ou até aumentar a produtividade das suas equipes.

Entretanto, para que isso aconteça de forma eficiente, é importante agilizar os processos, bem como os procedimentos de todos os setores, incluindo o RH e gestão de pessoas da empresa.

Por isso, neste artigo, mostraremos como os formulários eletrônicos podem melhorar a gestão de pessoas e a experiência do colaborador.

Acompanhe todos os detalhes.

Do papel ao digital: a importância dos formulários eletrônicos na gestão de pessoas

Formulários são ferramentas fundamentais para a registro e transmissão de informações dentro do ambiente corporativo. Os formulários eletrônicos, portanto, substituem o uso do papel, capturando, validando e enviando dados de maneira mais eficiente e segura.

Definitivamente, a automação veio para nos trazer agilidade e eficiência na rotina de todos os procedimentos administrativos empresariais.

No setor de RH, inclusive, ferramentas tecnológicas são fortes aliadas, visto que trazem mais qualidade e precisão no controle e transmissão de informações sobre colaboradores.

Os formulários eletrônicos, nesse sentido, são alguns dos recursos utilizados por empresas que querem melhorar a gestão de pessoas.

Afinal, permitindo que os dados sejam capturados e processados eletronicamente, eles são fundamentais para aprimorar o relacionamento com os funcionários e automatizar os processos com segurança.

Por exemplo, o setor de Recursos Humanos utiliza formulários eletrônicos para as novas contratações. Assim, por meio de processos integrados, estabelecem as funcionalidades dos novos funcionários com facilidade.

Essa automação, por sua vez, cria uma ótima primeira impressão da sua empresa aumenta a satisfação desses colaboradores.

Isso porque, em vez de passar a maior parte do primeiro dia de trabalho preenchendo papéis, os novos contratados podem conhecer seus novos colegas de equipe e aprender sobre seu trabalho imediatamente.

Enfim, considere o uso de tecnologia no RH um investimento fundamental. A retenção eletrônica de documentos facilita a manutenção das informações não apenas nas contratações, mas em toda a gestão de pessoas.

Formulários eletrônicos, portanto, ajudarão a estabelecer um processo padrão e documentado para todos os funcionários.

Processos que podem ser automatizados através dos formulários eletrônicos

Dentro do setor de RH, há inúmeras etapas que se tornam simples e descomplicadas com a utilização dos formulários eletrônicos.

Abaixo veremos 3 delas que podem trazer muitos benefícios na maioria das empresas.

Contratação e desligamento

O processo de contratação e desligamento é inevitável para qualquer companhia. Sendo assim, o uso de formulários eletrônicos vai de encontro ao que sua empresa necessita.

Os dados são armazenados de forma segura, ou seja, você poderá realizar as contratações e demissões com rapidez e facilidade sem tomar tanto o seu tempo de todos do RH.

Onboarding de funcionários

Permita que seus funcionários sejam produtivos desde o primeiro momento, preparando-os para as atividades, reunindo os documentos administrativos necessários com facilidade e, fornecendo a eles os equipamentos, ferramentas e recursos necessários para cumprir as responsabilidades de seu papel da maneira mais eficiente possível.

Atualizações das informações

Outra experiência fantástica aliada aos formulários eletrônicos é o fato de poder atualizar as informações em um “estalar de dedos”. Ao invés de usar novamente papel e caneta, ou rasurar outro formulário de papel, você atualiza informações de forma célere e prática.

Benefícios dos formulários eletrônicos para as empresas

A utilização de formulários eletrônicos é um grande passo para a transformação digital nas empresas.

Eles permitem que as pessoas preencham o formulário digitalmente, e isso economiza tempo, dinheiro e aborrecimentos.

O processo funciona basicamente como um autoatendimento. Todo o processo de conclusão e preenchimento é autoexplicativo.

Além disso, os remetentes dos formulários podem receber feedback sobre alterações e envios em tempo real por meio de confirmação por e-mail.

Aumenta a produtividade

Formulários de papel são difíceis de encaminhar. Geralmente, eles precisam ser copiados ou digitalizados para que vários indivíduos, grupos e departamentos tenham acesso às suas informações.

Além disso, às vezes, os formulários podem ser perdidos ou são extraviados, o que impossibilita o compartilhamento oportuno.

Resumidamente, se as informações preenchidas são importantes o suficiente para estarem em um formulário, elas também precisam estar em um formato que permita o fácil compartilhamento com a capacidade de controlar o acesso e a segurança.

Redução de custos

A sustentabilidade promovida pela transformação digital também é evidente. Afinal, com documentos completamente digitais, há menos necessidade de utilizar recursos de papelaria.

Nesse contexto, a empresa passa a cortar alguns gastos relevantes para seu caixa. Veja alguns deles.

Além de todos os papéis, tintas e outros insumos fundamentais para trabalhar com materiais impressos, a manutenção do parque de impressão é outro investimento que pesa no bolso dos empresários.

Só que, com a utilização de formulários eletrônicos, felizmente esse tem sido um custo menos recorrente.

Proporciona confiabilidade das informações

É fácil cometer erros em um formulário preenchido a mão. Os formulários eletrônicos, nesse sentido, permitem a validação de dados para garantir que as informações capturadas estejam em um formato válido (por exemplo, informações de telefone e e-mail).

Os formulários eletrônicos também permitem formatação e cálculos automáticos, reduzindo ainda mais os erros.

Os campos preenchidos podem ser integrados aos bancos de dados atuais para sincronização, garantindo que os dados corretos vão para onde precisam ir e sejam sobrepostos em casos de atualizações.

Padroniza relatórios de desempenho

Outra vantagem dos formulários eletrônicos está na padronização dos relatórios de desempenho. E, se tem algo que vai agradar e facilitar o trabalho do RH, é a padronização desses relatórios.

É impressionante quanto tempo se perde analisando e inserindo informações em controle de pontos, férias e outros relatórios de desempenho. O uso da tecnologia para calcular e apresentar esses dados se torna essencial para a excelência deste setor.

Comece já a automatizar os processos de RH com formulários eletrônicos

Por fim, se você deseja iniciar o processo de automação nos procedimentos de RH, a S4R tem a solução ideal para sua empresa.

Com nossa excelência nos serviços de consultoria, você pode realizar a implantação de ferramentas Microsoft para aumentar a colaboração e a produtividade com eficiência nos seus processos através dos formulários eletrônicos.

Entre em contato conosco e comece a implantar tecnologias capazes de acelerar a transformação digital do seu negócio.

Não à toa, neste artigo iremos falar sobre como funciona o ponto eletrônico online e porque essa tecnologia tem ajudado tantas empresas a melhorar sua gestão.

A importância de bater ponto para a gestão das empresas

De acordo com o Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todas empresas que possuem mais de 10 funcionários devem obrigatoriamente ter um sistema de controle de ponto, seja ele manual, mecânico ou eletrônico.

Assim, vale ressaltar que, caso as normas não sejam seguidas, a empresa pode ser autuada com uma multa.

Além disso, o registro é a comprovação da jornada de trabalho do funcionário. Através dele, portanto, colaboradores e gestores tem mais controle sobre horas extras, disponibilidade e outros fatores diretamente relacionados às horas trabalhadas.

O sistema de ponto é, definitivamente, uma ferramenta que, além de garantir a conformidade às leis trabalhistas, torna a gestão empresarial mais eficaz.

O controle da jornada no Home Office

A evolução tecnológica permitiu novas formas de trabalho, como o Home Office.  Esse modelo tem sido amplamente adotado no mundo todo, seja para reduzir custos da empresa ou garantir uma qualidade de vida melhor para os funcionários.

Atualmente, ainda mais com a pandemia do coronavírus, o trabalho remoto já é uma realidade nas empresas. Por outro lado, com os funcionários trabalhando a distância, o controle da jornada de trabalho passa a ser um desafio.

E, por mais que o artigo 62 da CLT preveja que as regras de ponto não se aplicam ao Home Office, o ponto eletrônico online surge como ferramenta indispensável. Isso porque, por meio dela, gestores poderão ter acesso a dados que relatam a disponibilidade e comprometimento das equipes, mesmo em casa.

No ponto eletrônico online, o usuário bate o ponto de entrada, saída e intervalo.  Ele também permite acompanhar o tempo de trabalho em cada atividade, avaliando, assim, o desempenho do colaborador.

Essa solução, portanto, irá facilitar a gestão de banco de horas e a avaliação da produtividade, para que qualquer companhia sinta menos o impacto da necessidade de trabalhar remotamente.

Como funcionam os sistemas de ponto eletrônico online?

O ponto eletrônico online é o método mais inovador, seguro e preciso de controlar as horas trabalhadas.

Por meio de tecnologias digitais para controlar a jornada de trabalho, essa ferramenta permite fazer todas marcações de ponto diretamente por um aplicativo ou pelo navegador, dispensando, assim, qualquer aparelho físico.

O SharePoint, por exemplo, possibilita criar sistemas de marcação de ponto em sua própria interface. Assim, as empresas podem agilizar ainda mais esses processos, uma vez que os integram junto com as outras funcionalidades fornecidas por esse software da Microsoft.

Veja como o sistema funciona em dispositivos ou diretamente pela web:

Pelo celular:  por meio de um aplicativo, o colaborador pode fazer, em poucos cliques, o seu registro de entrada e saída, além das pausas durante o expediente.  No aplicativo os colaboradores também conseguem marcar o ponto através de sua senha, crachá ou reconhecimento facial.

Pela web: Permite a marcação de ponto por qualquer dispositivo.  Pela web, o colaborador pode identificar o saldo de horas online e o gestor acompanhará em tempo real o registro de ponto de toda a equipe.

O sistema de ponto eletrônico online tem diversas vantagens sobre os métodos tradicionais de bater ponto. Conheça algumas delas a seguir.

Principais benefícios do ponto eletrônico online

Agora que você já sabe como funciona o controle de ponto eletrônico online, confira seus principais benefícios:

Segurança

A tecnologia é mais segura porque dificulta qualquer tipo de adulteração no registro de horas.  Desse modo, empregadores e funcionários podem ficar seguros de que não serão prejudicados, visto que todas as informações registradas no ponto eletrônico são confiáveis e integras.

Mobilidade

O ponto eletrônico online facilita a marcação de ponto de equipes externas e dos colaboradores em home office. Para acessar essa ferramenta não é necessária a presença física na empresa. Resumidamente, a tecnologia dessas plataformas permitem que gestores acompanhem o início, os intervalos e o final da jornada da sua equipe.

Praticidade

Tempo é dinheiro. Nunca essa frase teve mais sentido como agora. Tanto o registro quanto o controle das marcações do ponto online é feito de maneira rápida e em tempo real.

Os gestores não precisam ficar calculando manualmente a soma das horas, e os funcionários, por sua vez, conseguem fazer os registros em poucos cliques. O ponto online, nesse sentido, traz praticidade para concentrar seus esforços em tarefas mais relevantes.

Redução de custos

Com um sistema de ponto online a empresa não precisa se preocupar com reparos ou trocas de equipamento. Se houver algum problema, ele pode ser resolvido remotamente e em curto espaço de tempo pela empresa fornecedora. 

Além disso, visto que dificilmente ocorrem falhas de cálculos nesse sistema, todo o trabalho do departamento pessoal das empresas é otimizado.

Isto é, os responsáveis pela gestão de pessoas da companhia ganham precisão no controle de horas extras e pagamentos. Isso, por sua vez, proporciona satisfação e tranquilidade aos colaboradores, aumentando, assim, a produtividade e até diminuindo os riscos de ações trabalhistas.

Em suma, o ponto digital ajuda a reduzir os gastos da organização, diminuindo os custos com manutenção e aumentando o ROI da gestão de equipes.

Como escolher a melhor solução de ponto eletrônico digital?

O primeiro para escolher a melhor solução de ponto eletrônico digital é entender o objetivo da empresa em aderir esse tipo de sistema.

Se a sua empresa busca por inovação e procura por um método de registro que também faça tratamento e gestão completa de frequência dos colaboradores, a plataforma Microsoft SharePoint é a sua solução. 

Com uma interface simples e dinâmica, o SharePoint é uma ferramenta para a criação de portais colaborativos (Intranets e Extranets), gestão de documentos, conteúdo e que também funciona como ponto eletrônico online.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre como o ponto eletrônico online pode otimizar processos e como o SharePoint pode contribuir nesse quesito, entre em contato conosco e conte com a expertise -dos especialistas da S4R para implantar essa tecnologia da melhor forma para a  gestão de suas equipes.

Escolher a solução mais adequada para implantar em uma companhia é um grande desafio de qualquer área de Tecnologia da Informação. Aliás, promover a inovação, melhorar a produtividade e reduzir custos estão em primeiro lugar entre os desafios que uma empresa precisa alcançar.

Por isso, apostar em uma intranet em SharePoint pode ser escolha mais assertiva, pois, se implementada corretamente, melhora a colaboração e otimiza os processos do negócio. Quer entender melhor como utilizar a rede dessa forma e os benefícios de se utilizar essa ferramenta? Confira o restante do artigo.

7 Benefícios de incorporar uma intranet aos negócios

Quando a proposta é aumentar a produtividade, reduzir reuniões, e-mails, otimizar a comunicação e tornar o trabalho mais eficiente, chegou a hora de construir sua intranet.

Embora passem como ilustres-desconhecidas em parte de alguma empresas, intranets provam que, quando empregadas de maneira adequada, têm um impacto positivo aos seus negócios.

É cenário comum nas empresas o fato de que geralmente as intranets não estão enraizadas nos processos ou na cultura de uma empresa e acabam sendo esquecidas. Os colaboradores não sabem que a intranet existe, não sabem como usá-la ou não têm motivos para tal.

Como parte de um contexto onde a transformação digital torna-se parte do dia-dia de qualquer empresa, intranets se alicerçam nos seguintes pilares:

• Capacidade de compartilhar e acessar informações da maneira mais fácil e eficaz possível.
• Capacidade de conectar e promover interação entre colegas de equipe mais do que apenas trabalhar.

Falaremos a seguir sobre algumas (entre muitas) vantagens de ter uma intranet bem construída e seus impactos no mundo dos negócios.

1 – Facilidade de compartilhamento de informações

Ainda hoje, a maioria das empresas usa o e-mail como o principal método de transitar informações importantes da empresa.

Mas, segundo essa pesquisa realizada pela empresa Atlassian, um funcionário checa sua caixa de e-mails, em média, 36 vezes por dia. Ou seja, o envio massivo de informações via e-mail acaba se tornando um fator gerador de distrações.

Compartilhar informações através da intranet da sua empresa significa menos troca de contexto e evita desperdício de tempo.

Na página inicial de uma intranet todos os colaboradores podem ter acesso às postagens compartilhadas, eventos programados, enquetes em andamento, documentos, formulários, mídias etc.

Ao gerar conteúdo semelhante a “postagens em blog” internas, todos os colabores tem oportunidade de visualizar, interagir, deixar comentários, likes e emoticons. Essa interação substitui a comunicação unidirecional de um indivíduo para o restante da empresa

Criar espaço para dialogar com sua empresa é colocar em prática os valores da comunicação aberta e da confiança entre os funcionários.

Ter uma plataforma de compartilhamento acessível também promove discussões e pode ajudar na descoberta de especialistas e talentos dentro da empresa que se sentem confortáveis ​​em compartilhar seus pontos de vista e seus conhecimentos.

2 – Gestão de conhecimento

Independente de onde você trabalha ou ramo que atua, sua empresa tem muitas informações para serem armazenadas. É muito comum que o conhecimento seja armazenado em diversas plataformas, seja e-mail, documentos do Word, planilhas em Excel ou apresentações em PowerPoint compartilhadas em uma pasta pública na rede, Google Drive etc., o que torna a busca por informações uma tarefa tediosa.

Usar a intranet para centralização de informação e gestão de conhecimento significa que será mais fácil para seus colaboradores encontrar o que precisam. E, tão importante quanto a intranet em si, são as ferramentas de pesquisa para que os colaboradores rapidamente possam localizar informações.

Equipes como RH e Gestão de Pessoas costumam usar intranets para hospedar materiais como políticas de benefícios, políticas legais, de governança corporativa, diretrizes de carreiras, organogramas etc.

Equipes como Departamento Jurídico podem compartilhar modelos de contrato.

Equipes de Vendas e Departamento Comercial podem colaborar com informações sobre clientes e fornecedores.

Tudo isso implica em redução de newsletters e do envio de e-mails informativos, além de contribuir na construção de uma cultura de transparência.

3 – Melhora da colaboração e de feedbacks

Intranets construídas com SharePoint possuem recursos sociais, como menções de @, comentários, curtidas, fácil compartilhamento de documentos e notificações.

Permite a edição e publicação em tempo real de páginas com colegas de equipes, criação de bibliotecas de documentos, listas e  criação de tarefas com prazos determinados.

Uma intranet bem construída oferece suporte à colaboração, pois todas as informações estão disponíveis para as partes interessadas envolvidas e as atualizações são em tempo real.

4 – Cria conteúdo atrativo

Há um ditado comum de que diz “as pessoas comem primeiro com os olhos”. O mesmo conceito pode ser aplicado sobre o conteúdo da sua intranet. Quando o conteúdo parece bom, é mais provável que as pessoas queiram consumi-lo e interagir sobre ele.

¹ Uma maneira simples de avaliar a atratividade de um conteúdo é perguntar: onde o olho vai primeiro? Que elemento do design inicialmente chama a atenção dos usuários? Eles são atraídos para algo importante aos objetivos estratégicos do conteúdo que está sendo compartilhado? Ou o primeiro objeto de atenção é algo que leva a distração do conteúdo que está sendo comunicado? 

1 referência ao livro (The Elements of User Experience – Jesse James Garret).

5 – Acessibilidade via dispositivos móveis

Já aconteceu com a maioria de nós: você acaba de sair do trabalho e alguém tem uma pergunta sobre um formulário, um documento ou uma planilha criada por você, portanto, você precisa visualizar o arquivo. Ou talvez você precise do contato do funcionário que trabalha naquele conteúdo.

Enfim, esteja você resolvendo um problema, verificando uma tarefa, revisando ou aprovando um conteúdo, uma intranet móvel basicamente transporta sua mesa de trabalho para o telefone celular.

Você pode receber notificações sobre qualquer coisa relacionada ao trabalho e acessar de forma  conveniente informações importantes enquanto está em movimento. Tudo o que é necessário é um smartphone e uma intranet construída sobre uma plataforma que oferece esses recursos.

6 – Melhora da capacidade de trabalho remoto

Em tempos de pandemia, “#FicarEmCasa” é o termo da moda a ser usado.

Um bom ambiente de intranet, com todos os recursos citados anteriormente, permite a colaboração de colegas de diferentes equipes, mantendo a produtividade e auxiliando as lideranças na gestão do trabalho remoto.

7 – Pode impulsionar o relacionamento com fornecedores

Sua intranet pode também melhorar suas interações com fornecedores externos. Você pode convidar fornecedores confiáveis ​​para ingressar em áreas específicas da sua intranet, permitindo envolvê-los mais plenamente como verdadeiros parceiros em seus projetos.

Por que utilizar a Intranet em SharePoint?

Como já falamos anteriormente, utilizar a intranet traz inúmeros benefícios, pois permite maior segurança na troca de informação entre os colaboradores de uma organização.

Além disso, a ferramenta permite que tudo seja personalizado da forma que a empresa desejar. Confira porque o SharePoint é a melhor ferramenta para a o uso da intranet em uma organização.

Integração com outros produtos do Office 365

Um grande benefício em escolher ter intranet em SharePoint na sua empresa é a facilidade em integrar vários outros produtos do Office 365 com a ferramenta, como por exemplo, o PowerApps, Power BI, MS Flow e Home Page do SharePoint. Do mesmo modo, a facilidade em personalizar as páginas de atualização de listas e bibliotecas de documentos tornam as atividades das equipes muito mais simples e produtivas.

Fornece alta segurança de dados

Uma das maiores preocupações das organizações atualmente é a segurança de dados das empresas. O cuidado para que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações confidenciais é um grande desafio, que muitas vezes até impede que a comunicação seja realizada de forma eficaz e rápida pelos colaboradores.

Com a intranet em SharePoint os dados ficam em segurança, pois a Microsoft garante uma construção de segurança das informações em várias camadas, reduzindo o risco de que os dados sigilosos possam sofrer ataques ou interceptações indevidas.

Suporte da Microsoft

Nada melhor do que utilizar uma ferramenta estando seguro de que você terá o suporte disponível sempre que precisar. Aliás, essa é uma das principais vantagens de utilizar a intranet em SharePoint. Afinal, a Microsoft tem um serviço de suporte disponível 24 horas por dia. Isso garante que todas as tecnologias da marca forneçam as soluções necessárias para cada negócio.

Conheça os recursos avançados do SharePoint

A intranet em SharePoint também oferece inúmeros recursos avançados para que o usuário tenha uma ótima experiência em suas atividades. Entre eles é possível acessar a ferramenta através do Windows Explorer, exportar dados em Excel, segmentar públicos específicos, criar fluxos de trabalho, notificar usuários sobre a inserção de novos dados, conceder acesso a usuários externos, disponibilizar os dados em modo offline, entre muitos outros.

Sem limites

Não há dúvidas de que existem recursos ilimitados para a utilização da intranet em SharePoint em qualquer organização. A ferramenta contribui para o aumento da produtividade e eficiência dos colaboradores, além de facilitar o compartilhamento de arquivos e informações dentro da organização.

Agora que você já sabe mais como a Intranet em SharePoint traz benefícios para a sua empresa, que tal agendar uma reunião com a S4R? A empresa é especialista em implementação de produtos Microsoft.

Autor: Tiago Saraiva Ferreira

Isso sempre foi parte da vida das empresas e, portanto, um dos motivos para possuírem espaços de arquivamentos físicos enormes, principalmente para documentos sigilosos.

Contudo, o que já foi solução, hoje é um problema: não são raras as histórias de empresas que passaram por grandes apuros ao perderem por rasura, desgaste ou até mesmo incêndios, por exemplo.

Para resolver isso, foi criado o GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. E é sobre essa solução indispensável para qualquer tipo de empresa, que falaremos hoje. 

Siga conosco e confira!

GED: o que é?

Trabalhar é lidar com documentos o tempo todo. E não podemos classificar documentos apenas como papéis: é possível documentar informações importantes por meio de arquivos de vídeos, áudio, imagens, dentre outros.

Segundo dados da ABGD (Associação Brasileira de Gestores de Documentos), uma empresa pode acumular até 25% mais arquivos ao longo do ano. E pensar apenas no arquivamento físico desses documentos é já algo ultrapassado, principalmente quando tudo é manuseado digitalmente.

É aí que entra o GED. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos, como também é conhecido, consiste em uma área administrativa que fica responsável pelo arquivamento, organização e proteção aos documentos da empresa.

Entre as principais responsabilidades dessa área está a disponibilização desses dados para as pessoas certas, no local certo e no momento necessário.

Como funciona o GED e o que ele faz?

Na prática, o GED atua com um conjunto de tecnologias que garante maior velocidade para a localização de arquivos para os mais diversos setores da empresa.

São módulos interligados que agrupam, integram e filtram diferentes formatos e origens de arquivos, atuando, de fato, como um grande sistema otimizado para o arquivamento e proteção de dados.

Entre as principais tecnologias oferecidas pelo sistema GED, estão:

Captura de arquivos

Consiste na digitalização de arquivos físicos para armazenamento virtual. Para isso, são utilizados scanners e outros softwares integrados à plataforma de armazenamento de dados de sua empresa.

Além de facilitar e filtrar o acesso a esses dados, a captura de arquivos garante a recuperação total dessas informações mesmo após muitos anos.

Gerenciamento de documentos

Documentos têm um ciclo de vida. Contas pessoais, como IPTU, IPVA, IR, contas de água e energia, precisam estar devidamente protegidas pelo prazo de até 5 anos.

Documentos corporativos também passam por isso – às vezes, por muito mais anos. Saber o que é necessário manter arquivado e o que é possível descartar, facilita a administração e organização de informações.

O sistema GED atua com todas as informações necessárias sobre a validade de um determinado documento, bem como a atualização frequente para o controle de dados.

Informações como data de criação e possível descarte, autor do documento e versões revisadas, são devidamente registradas por meio dessa tecnologia utilizada no GED. 

Workflow (Sistema de Trabalho)/BPM

O Workflow é uma sequência de várias atividades que têm como objetivo oferecer uma visão geral dos processos, monitorando resultados e reduzindo as ineficiências.

Já o BPM (Business Process Management) é uma metodologia que avalia constantemente as alterações e melhorias em diversos aspectos de um processo.

Tanto o Workflow, quanto o BPM são usados para melhorar os processos de uma empresa, entregando valor em um processo como um todo.

Eles também são semelhantes, já que estão relacionados a tarefas, automação e transferência de dados.

Record and Information Management (RIM)

Com essa tecnologia, há o fácil gerenciamento, criação, processamento e armazenamento de documentos. O controle ocorre durante toda a vida útil de um determinado documento, fazendo o descarte quando necessário.

Processamento de formulários

Essa tecnologia reconhece e relaciona informações específicas conforme seus registros de dados.

Simplificando, é colocar o documento certo no local certo, para que ele seja encontrado em uma pilha de milhares de outros documentos. Para isso, são utilizadas técnicas de ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition).

Quais são os benefícios e vantagens do GED

Em pouco tempo, o sistema de GED garante que todas as informações importantes de uma empresa estejam organizadas, padronizadas e acessíveis para que decisões sejam tomadas mais rapidamente.

Além desses, estão outros importantes benefícios, como:

Economia de tempo e espaço

Salas de arquivos, com suas caixas de papelão, armários e gaveteiros “infinitos”, estão extintas com o GED. A digitalização de documentos reduz bastante a necessidade de um espaço físico para guardar documentos físicos.

Mais segurança

O armazenamento dos documentos digitalizados é feito em nuvem. Essa tecnologia permite que os documentos sejam manuseados somente por pessoas autorizadas, quando precisarem.

Para isso, a tecnologia de armazenamento em nuvem utiliza tecnologias de criptografia que impedem o acesso a pessoas não autorizadas e mantém os documentos totalmente protegidos contra acidentes, como incêndios, alagamentos e chuvas.

Aumento de produtividade

Se, por exemplo, há uma reunião remota entre um participante na Alemanha e outro no Brasil, há possibilidade de acessar e compartilhar, simultaneamente, um documento ou apresentação virtual por meio do sistema GED.

Além disso, a produtividade é ainda maior com o acesso autorizado por diferentes dispositivos móveis, como smartphones. 

Isso garante que, mesmo em um táxi ou em trânsito para negócios, as pessoas tenham acesso rápido aos documentos necessários.

Por que usar o SharePoint como ferramenta de GED?

Software da família Microsoft, o SharePoint é a ferramenta perfeita para o sistema GED. Com organização familiar à maioria das pessoas que acessam ferramentas do Windows no cotidiano, o SharePoint permite todas as funcionalidades necessárias para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, trazendo consigo soluções fundamentais, como:

• Criação de documentos em ambiente seguro e controlado do Windows;
• Compartilhamento de documentos e informações sobre por quem e quando foram atualizados;
• Fluxo de trabalho com mapeamento de etapas, facilitando o rastreio do arquivo;
•  Indexação inteligente que compõe e enriquece os documentos conforme termos pré-determinados;
• Recuperação total de arquivos por meio de metadados que categorizam as informações por nome, data, autoria, assunto, setor, dentre outros.

Migrar para o GED é uma necessidade urgente para sua empresa. Afinal, manter o arquivo físico de documentos importantes é um risco que, certamente, não vale a pena correr.

Quer saber ainda mais sobre o GED e como utilizar o SharePoint para isso? Então aproveite e saiba tudo sobre o SharePoint! Se preferir, solicite o contato de nossos consultores.

Entenda de uma vez por todas para o que serve o SharePoint

Com interface simples e dinâmica, o SharePoint é uma ferramenta para a criação de portais colaborativos (Intranets e Extranets), gestão documental e de conteúdo, sendo importante para empresas de pequeno ou grande porte.

Como usar o SharePoint na sua empresa?

Criação de sites

Um dos maiores benefícios do SharePoint é a possibilidade de criar sites de acordo com a necessidade de cada empresa. Na plataforma, você pode determinar prazos para tarefas, adicionar checklists, importar arquivos e outras funções.

Página de notícias corporativas

Com o SharePoint, também é possível criar uma página de notícias para os colaboradores da sua empresa. Nela, a experiência de cada usuário é diferente, pois o sistema usa os dados de navegação da pessoa e personaliza de acordo com a sua experiência. Essas são as sessões que você encontrará na home:

Notícias de site: atualizações dos sites seguidos ou visitados com frequência pelo usuário.
Sites frequentes: atualizações dos sites mais visitados pelo usuário.
Sites sugeridos: sugestões do Microsoft Graph de acordo com o histórico de visitas do usuário.

-> Solicitar orçamento de uma solução nas plataformas Microsoft.

Acesso personalizado

O usuário que utiliza o SharePoint terá um menu de navegação personalizado com as seguintes opções de acesso: 

Seguindo: mostra todos os sites que o colaborador está seguindo.
Recente: apresenta os sites que foram recentemente visitados.
Destaques: exibe os sites que a empresa deseja destacar.

Busca avançada de páginas

Caso você precise procurar algo na plataforma, o sistema oferece uma barra de pesquisa, onde o colaborador pode localizar sites que não aparecem em seu acesso personalizado.

Colaboração em sites

Uma função que também é muito utilizada no SharePoint é o compartilhamento de conteúdo com pessoas específicas. Entretanto, esta funcionalidade só é possível com a autorização do dono do site.

Sincronização

Caso você queira usar os arquivos fora do ambiente digital, basta fazer o download do aplicativo no seu computador. Assim, os dados são sincronizados de forma automática, basta que o dispositivo esteja conectado à internet.

Aplicativo SharePoint

Com versão disponível para Android e IOS, o aplicativo SharePoint permite que os usuários acessem documentos, notícias e muito mais.

Fale com o consultor sobre as soluções que criamos nas ferramentas SharePoint, DotNet, Nintex e Office 365. (abre numa nova aba)”>-> Fale com o consultor sobre as soluções que criamos nas ferramentas SharePoint, DotNet, Nintex e Office 365.

E mais, tem recursos da plataforma que melhoram a interação entre as equipe

Biblioteca de Documentos

Função para criar, armazenar e compartilhar documentos das equipes em um só lugar.

Banco de imagens

Ferramenta que armazena arquivos de forma organizada. Você pode adicionar marcações às imagens e realizar buscas utilizando filtros para otimizar o que procura.

Calendários compartilhados

Com ele, os colaboradores podem incluir e editar compromissos de forma simultânea, facilitando a comunicação.

Formulários automatizados

No SharePoint, você também consegue criar formulários online personalizados de acordo com a sua necessidade.

Histórico de versões

Essa opção otimiza o tempo da sua equipe, pois ela pode trabalhar no mesmo documento sempre atualizado e, caso seja necessário acessar uma versão anterior, é possível restaurar o arquivo.

-> Solicitar orçamento de uma solução nas plataformas Microsoft.

Workflow e gestão de processos também podem fazer parte da sua empresa

Utilizando o SharePoint é possível melhorar o fluxo de trabalho e gestão de processos da sua empresa. A plataforma permite a utilização de diversas ferramentas de workflow, como, por exemplo, o Nintex, que torna tarefas de trabalho mais fluidas, integradas e organizadas. Com isso, você otimiza o tempo da sua equipe e melhora a produtividade do negócio. A gente fala um pouco mais sobre isso em um artigo específico que você pode conferir clicando aqui.

Como a S4R pode ajudar você

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é o SharePoint e como o sistema pode contribuir para todos os setores do seu negócio, conte com a expertise dos funcionários da S4R para utilizar essa tecnologia da melhor forma possível para a sua empresa e o seu time.

s4r.com.br

Reembolso de despesas, solicitação de férias, troca de produtos e até mesmo um pedido que precisa de aprovação: os processos das empresas são inúmeros e envolvem diferentes setores de uma organização. Por isso, cada vez mais as empresas sentem a necessidade de um controle de processos mais eficiente, claro e ágil. Afinal, hoje em dia a demanda é tão alta que não é mais possível fazer esse acompanhamento por e-mail ou planilhas de maneira improdutiva e não tão segura.

Um sistema moderno de controle de processos pode facilitar a vida da sua empresa, gerar mais produtividade para sua equipe e melhorar os resultados, pois com ele é possível gerenciar as demandas de perto e tomar ações corretivas com mais agilidade.

O que é um sistema de controle de processos?

Um sistema de controle de processos é a maneira mais eficiente de controlar tarefas e processos, tornando-os mais desburocratizados e descomplicados. Além disso, o sistema aumenta a probabilidade de as coisas serem feitas de forma planejada, no prazo correto e com menos riscos.

Com um sistema que permite analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar a execução de tarefas, o dia a dia pode ficar muito mais PRÁTICO, EFICIENTE e PRODUTIVO – essas são as palavras da vez!

A importância do controle de processos nas empresas.

O controle de processo pode aperfeiçoar o fluxo de trabalho da sua empresa, aumentando a produtividade e, na maioria das vezes, reduzindo custos. Tudo isso é possível porque a comunicação interna fica mais ágil, integrando os setores da organização de forma mais eficiente.

É importante salientar que um sistema de controle de processos traz benefícios para todas as empresas, seja qual for o porte delas. Afinal, a melhoria contínua de processos só traz vantagens competitivas no mercado!

-> Solicitar orçamento de uma solução nas plataformas Microsoft.

Quais as vantagens para a empresa que adota esse sistema?

O maior controle traz inúmeros benefícios para sua empresa e seus colaboradores. Confira!

Agilidade, produtividade e eficiência

A equação perfeita é produzir mais em menos tempo. Dentre as diversas possibilidades ocasionadas por um sistema controle de processos estão a otimização de tempo, redução de atrasos e erros, antecipação de problemas e soluções, gestão 100% focada em processos. O trabalho tende a ficar mais dinâmico! Além disso, processos bem estruturados e com fluxogramas podem diminuir dúvidas.

Transparência

O controle de processos eficiente e sempre disponível para a equipe acessar registra todas as atividades relacionadas a uma tarefa específica. Assim, fica fácil acompanhar do início ao fim tudo que foi feito e por quem foi feito. Com monitoramento eficaz, nada foge ao seu controle e você oferece mais visibilidade para a gerência e clientes.

Segurança

A segurança da informação dentro da sua empresa pode ser potencializada por um sistema de controle de processos, pois é possível implementar criptografias e permissões de acesso.

Disciplina

Entregar trabalhos dentro do prazo é um desafio para muitas empresas, mas o sistema de controle de processos oferece a disciplina que a equipe precisa para manter a organização e o foco para respeitar prazos.

Redução de Custos

Agilidade, prevenção de erros e antecipação de soluções podem gerar, como consequência, redução de custos. Todos sabem que prevenir é melhor (e mais barato!) do que remediar, certo?

Tomada de decisões

Decisões baseadas em processos e fatos são mais corretas do que aquelas tomadas puramente por intuição. O controle de processos pode ajudar a mensurar resultados e a manter o pensamento estratégico, tornando as decisões mais conscientes.

-> Fale com o consultor sobre as soluções que criamos nas ferramentas SharePoint, DotNet, Nintex e Office 365.

Como abandonar de vez a planilha do controle de processos e partir para a automação?

Se você ainda não está convencido, aqui vai um resumo com 10 vantagens dessa troca!

1. Informações confiáveis acessíveis em tempo real.
2. Tarefas com definição objetiva e quem são seus responsáveis.
3. Mais facilidade para delegar tarefas.
4. Mais interação da equipe e colaboração.
5. Redução de falhas.
6. Redução de custos operacionais.
7. Aumento das margens de lucro.
8. Valor agregado à empresa.
9. Mais segurança na tomada de decisão e definição do planejamento estratégico.
10. Seus clientes sentem a diferença!

É a hora de você vir para o futuro!

Você sabe o melhor software para controle de processos?

O melhor software para controle de processos deve oferecer à sua empresa exatamente o que ela precisa para facilitar sua rotina. Existem muitos gratuitos por algum tempo, mas é preciso ter certeza de que o escolhido une qualidade, facilidade de uso e os recursos certos. O ideal é que você invista tempo pesquisando e comparando e, claro, encontre o ideal para o segmento da sua empresa.

Exemplos

Os softwares de controle de processos são amplamente utilizados para o controle de processos judiciais, controle de processos administrativos e também controle de processos industriais.

-> Solicitar orçamento de uma solução nas plataformas Microsoft.

E a sua empresa? Que programa para controle de processos deveria usar? A S4R pode ajudar você com essa questão!

Trabalhamos e gerenciamos os melhores softwares de controle de processos do mercado. Por isso, saberemos indicar a você qual é o melhor para o seu segmento e considerando o diagnóstico da sua empresa e visando atingir os seguintes objetivos gerais:

• Criar caminhos para sua empresa produzir e crescer mais.
• Criar aplicativos personalizados com agilidade.
• Automatizar processos simples ou complexos.
• Desenvolver os melhores sistemas e aplicações para empresas.
• Conectar empresas e consumidores.
• E muito mais!

A S4R é uma empresa reconhecida pela excelência de seus serviços no mercado de consultoria, outsourcing e desenvolvimento de soluções utilizando as plataformas Microsoft. Temos foco na preparação contínua da equipe e na padronização de processos.

Entre em contato agora mesmo e saiba como as nossas soluções e know how em sistemas de controle de processos podem contribuir para o sucesso da sua empresa!

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